Association News - Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń

Przyszła pora na kolejny artykuł z cyklu Associations News. Najnowszy z nich koncentruje się wokół raportu wydanego przez Conferli.com. Opublikowany został on w lipcu tego roku i oparty jest na wynikach przeprowadzonej ankiety, dwóch sesjach okrągłego stołu UIA oraz dyskusji z międzynarodowymi stowarzyszeniami.

Owa ankieta wysłana została do bazy danych stowarzyszeń Conferli, Boardroom, UIA (Union of International Assocations) i ESAE (European Society of Association Executives). W praktyce aż 49 stowarzyszeń zdecydowało się udzielić odpowiedzi na zawarte w niej pytania. Poza tym badaniem, dokładnie 12 kwietnia 2022 roku miało miejsce spotkanie na Zoom, podczas którego przeprowadzona została dyskusja dotycząca procesów przetargowych z 10 międzynarodowymi stowarzyszeniami. Dodatkowo jednak Conferi zorganizowało jeszcze dwie sesje okrągłego stołu w UIA w Brukseli, dokładnie 20 maja 2022 roku, w których to wzięło udział około 35 stowarzyszeń. Oznacza to mniej więcej tyle, że badanie rynku stanowi kompilację tych trzech źródeł.

W raporcie wymienione zostały różnorodne określenia odnoszące się do procesu przetargowego stowarzyszeń. Skupiono się również na tym, jak prezentuje się sama procedura stosowana przez szereg organizacji, ponieważ nie istnieje jedna nomenklatura, która obowiązywałaby na całym świecie. Dodatkowo procesy decyzyjne związane z wyborem miejsca na kongresy różnią się między sobą.

W praktyce aż 55% osób biorących udział w badaniu stwierdziło, iż cały proces podejmowania decyzji w zakresie wyboru miejsca na kongres uległ największym zmianom podczas pandemii. Czynniki, które tej zmianie uległy, to przede wszystkim:

• możliwości technologiczne i ich cena są teraz brane pod uwagę,
• elastyczność dotycząca kontraktu jest koniecznością,
• zdrowie i przepisy dotyczące bezpieczeństwa odgrywają bardzo ważną rolę,
• wdrożona ocena ryzyka,
• zwiększone znaczenie partnerstwa i silne zaangażowanie destynacji kandydującej.

Kolejną kwestią, która wynika z ankiet, są najważniejsze kryteria związane z wyborem destynacji. Obecnie brane są pod uwagę m.in.:

• odległość do międzynarodowego lotniska,
• koszt dla organizowanie imprezy,
• koszt dla delegata,
• szeroki wybór hoteli,
• dostępny lokalny członek.

Nie jest żadną tajemnicą, iż zarówno czasy, jak i wymagania się zmieniają. O ile jeszcze nie tak dawno głównymi wymaganiami były logistyka eventów i dostępność, o tyle współcześnie decydujące się przede wszystkim koszty, dostępność, zrównoważony rozwój, dziedzictwo/pozytywny wpływ eventów czy DEI.

Na koniec warto dodać, że Conferli.com jest platformą łączącą organizatorów konferencji z miastami, krajami i obiektami. Raport jest do pobrania bezpłatnie z ich strony.

Autorką artykułów z cyklu Associations News niezmiennie jest Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association