Co łączy event z bajkami Disneya? Podsumowanie Meetings Week Poland

Od 6 lat Stowarzyszenie Branży Eventowaj organizuje wydarzenie o nazwie Meetings Week Poland. Jest to szereg spotkań, podczas których prezentuje się rozmaite narzędzia wykorzystywane w pracy managerów. Przedstawiane są innowacyjne sposoby realizowania wybranych celów zleceniodawców. Drugiego dnia tegorocznej edycji został poruszony temat wizualizacji eventu.

Otóż warto zwrócić uwagę, że koncepcja wizualizacji została zapoczątkowana przez znaną nie tylko w świecie rodziców postać Walt’a Disney’a. Założenie mówi, że człowiek jest w stanie urzeczywistnić każdą rzecz, jaką sobie wymarzy. Podstawą dobrego pomysłu, jest stworzenie konkretnej wizji w głowie. Idea powstaje w umyśle, a organizatorzy wraz z podwykonawcami realizują ten projekt.

SBE zwraca uwagę także na to, jak ważne jest określanie celów wydarzenia. W przypadku działań w branży organizacyjnej należy zwrócić uwagę na kwestie edukacyjną, networkingową oraz związaną z wymianą wiedzy i doświadczeń. Podczas tworzenia planu konferencji używana była metoda „mapingu myślowego”, który polega na wyobrażeniu sobie wszystkich elementów także od strony klienta oraz uczestnika spotkania.

Gość Meetings Week Poland

W tym roku zdecydowanie największą ikonom spotkania był słynny muzyk i artysta- Czesław Mozil. Łącząc słowa i melodię, opowiadał o show-biznesie. Podzielił się ze słuchaczami anegdotkami odnośnie własnego życia i spostrzeżeń. Marta Dunin-Michałowska, czyli prezes zarówno SBE, jak i Mea Group, wraz z dyrektor zarządzającą SBE, Dagmarą Chmielewską, poprowadziły wywiad z twórcą. Podczas rozmowy muzyk zwrócił uwagę, że ważnym elementem udanej współpracy między agencją eventową a osobą publiczną jest zwyczajny szacunek.

Prelegenci spotkania

Meetings Week Poland rozpoczął się przemówieniem Martyny Wijas. Założycielka i właścicielka MobilLed opowiadała, jak poprawnie czytać zaproszenia. Dodatkowo wyjaśniała znaczenie dress code w firmach. Mówiła jak wielkie ma on znaczenie w rozmowach z klientami. Kolejna prelekcja poprowadzona została przez dyrektor produkcji i dyrektora kreatywnego Mea Group oraz dyrektora zarządzającego Brill Av Media. Magdalena Kozicka, Jędrzej Nykowski oraz Michał Czerniak wyjaśniali przebieg drogi całego procesu „od wizualizacji do realizacji”.

Ważnym elementem podczas organizacji wydarzenia biznesowego jest także dobór najlepszego miejsca. Mówiła o tym blogerka ze „Strafy Mice", Anna Nowakowska. Eventy biletowane oraz rezerwowane wymagają przygotowania odpowiedniej platformy sprzedaży. Jest to niestety temat często pomijany, dlatego członek zarządu SBE, Piotr Wojdat, poruszył również tą kwestię.

Kolejna część prelekcji odnosiła się bezpośrednio do części artystycznych i związanych z nią problemach. Paweł Czerski, który bazując na doświadczeniu dyrektora zarządzającego IMS Events, poruszył temat zapachu, muzyki oraz przestrzeni imprezy. Natomiast Dagmara Marzyńska- Małecka z firmy Atelie określiła, jakie podstawowe zasady powinny obowiązywać podczas współpracy agencji eventowych z podwykonawcami, czyli w tym ujęciu występującymi artystami.

Wystąpiła także dyrektor marketingu i działu kreatywnego w FSW- Małgorzata Machynia, która pomogła słuchaczom ułożyć wszystkie te elementy w logiczną całość. O tym samym temacie, lecz z innego punktu widzenia, wypowiadał się Jacek Kisiała. Jako wiceprezes Rady Polskiej Izby Przemysłu Targowego oraz współwłaściciel firmy Extend Vision przekazał wiele ciekawych dla gości spostrzeżeń.

Aby po tak bogatych wystąpieniach widownia mogła zaczerpnąć chwili oddechu, gdyż na scenę wszedł Piotr Sada. Jako twórca „śmiechoterapii” rozbawił uczestników konferencji, pokazując jednocześnie, że śmiech jest bardzo ważny w pracy event managera. Poczucie humoru nie tylko ułatwia kontakty międzyludzkie, ale pozwala zarówno nam, jak i naszym klientom poczuć relaksacyjny dystans. Ma to ogromne znaczenie podczas stresujących sytuacji.

Debaty tematyczne

Podczas tego kilkudniowego wydarzenia odbyło się także wiele rozmów o charakterze edukacyjnym. Podczas jednej z nich uczestnicy dowiedzieli się, jak planować wydarzenie, uwzględniając jego piękno i siłę przekazu. Dyskusja nosiła nazwę: „Siła wizualizacji w eventach”, a jej moderatorem była Magdalena Kondas. Doświadczona mówczyni i redaktor naczelna Meeting Planner podzieliła się także wiedzą odnośnie doboru metod i środków w tym obszarze.

Jej rozmówcami byli eksperci scenografii. Ważną postacią była tutaj Renata Razmuk działająca dla Social Connect Group. Wypowiadała się o znaczeniu event design’u, Jednocześnie mówczyni posiada doświadczenie jako dyrektor Business Development w Pracownia Kreativa oraz jako członek Zarządu SBE. Innym uczestnikiem panelu dyskusyjnego był Wojciech Zbroja, który znany jest jako współzałożyciel i prezes zarządu Rent Design. Odnosił się on do problemu, jakim jest dostosowywanie mebli w przestrzeni eventowej.

O cateringu, jego formie i znaczeniu mówił dyrektor generalny Hotel Mazurkas, Michał Kozak. Aby osiągnąć najlepsze wyniki działania, ważne jest aby agencje i podwykonawcy współpracowali ze sobą. Odnosiła się do tego Zuzanna Sprycha z Visual4 Events, zwracając uwagę, że udział każdej z tych osób ma wpływ na finalny efekt pracy. Ciekawą koncepcję przestawił także prezes i dyrektor zarządzający Rival Group- Leszek Babicz. Wypowiadał się z punktu widzenia samej agencji eventowej, która standardowo zajmuje stanowisko między zamawiającym a podwykonawcą, więc widzi cały proces w trochę innym świetle.

Druga debata miała na celu odpowiedzieć na pytanie: „Po co nam wizualizacja?”. Uczestnicy mogli dowiedzieć się, dlaczego umiejętność fachowego planowania wydarzeń ma tak wielkie znaczenie dla ostatecznego wyniku pracy. Jakub Zdrzalik, prezes zarządu Perfectto Events, pokierował dyskusją tak, aby wyjaśniała walory wizualizacji. Dyskusja pokazała, że pozwala to spełnić najważniejszą funkcję eventu, czyli zaskoczenie i zachwycenie swego odbiorcy.

Słuchacze otrzymali także podstawową wiedzę na temat tworzenia life streaming'u. O procesie opowiadał Piotr Maczuga z Digital Knowledge Village. Jest to niewątpliwie najnowocześniejsza i obecnie najskuteczniejsza metoda, aby bezpośrednio trafić do osób, które nie mogą być na evencie fizycznie. Paweł Kosiński, który jest znany w środowisku eventowym jako prowadzący imprez tematycznych, podczas Meetings Week Poland przyjął rolę prezentera. Nad koordynacją konferencji czuwała Dagmara Chmielewska, będąca dyrektorem zarządzającym SBE.

Przeglądając nazwiska prelegentów oraz studiując poruszone tematy, można być pewnym, że po raz kolejny Stowarzyszenie Branży Eventowej stanęło na wysokości zadania. Trzymając pieczę nad meteorytyką spotkania, udało się przekazać słuchaczom wiele przydatnej i fachowej wiedzy z dziedziny wizualizacji wydarzeń biznesowych. Meeings Week Poland 2018 było konferencją na miarę XXI wieku, która na pewno zasiała ziarna wiedzy w głowach uczestników, które wkrótce owocnie zakiełkują.

INFORMACJA PRASOWA