Incentive Day – nowe wydarzenie Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel w kalendarzu branży turystyki motywacyjnej

W Klubie Sosnowym w Warszawie, dnia 21 czerwca 2023 roku, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) zorganizowało wydarzenie pod nazwą "Święto Turystyki Motywacyjnej - Incentive Day 2023" z okazji rozpoczęcia kalendarzowego lata. Głównymi adresatami tego wydarzenia były agencje członkowskie, korporacje i firmy, które już wykorzystują incentive travel w swoich strategiach marketingowych, a także przedsiębiorstwa, które planują wprowadzić tego rodzaju programy.

Dodatkowo, zaproszenia zostały wysłane do mediów, przedstawicieli organizacji rządowych i pozarządowych. Partnerami wydarzenia byli również kontrahenci, a dzięki współpracy z Polskim Stowarzyszeniem Menedżerów Logistyki, informacje o akcji zostały przekazane szerokiemu gronu członków tego stowarzyszenia.

Wydarzenie jako zadanie publiczne pn. „Incentive Day 2023 – innowacje dla rozwoju turystyki Incentive Travel” uzyskało dofinansowanie ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki zgodnie z zawartą umową nr 2023/0063/2260/UDOT/DT/BP z dnia 14.06.2023 r.

Incentive Day jest nowym wydarzeniem zaproponowanym przez SOIT, które częściowo odnosi się do organizowanych przed pandemią Dni Columbusa w latach 2015-2019.

Rozpoczęcie wydarzenia nastąpiło o godzinie 10:00 poprzez konferencję pod tytułem "Dobre Praktyki i Innowacje w Turystyce Incentive Travel - nowy początek". Konferencja składała się z trzech interesujących paneli tematycznych. Powitanie uczestników oraz wprowadzenie do programu konferencji zostało przeprowadzone przez Olga Krzemińską-Zasadzką i Łukasza Adamowicza, prezes i wiceprezes zarządu SOIT.

Pierwszy panel skupiał się na prezentacji wyników nowatorskiej metody badania branży incentive travel, znanego jako "Barometr SOIT", za lata 2020-2022 oraz prognozy na rok 2023. Szczegółowe dane z ostatnich trzech lat, dotyczące wartości rynku i jego struktury, zebrano od wszystkich 23 agencji incentive travel należących do SOIT. Dane te zostały agregowane przez Agencję Badania Rynku ABR Sesta i skomentowane przez Krzysztofa Pobożniaka, prezesa firmy Haxel i członka SOIT. Podczas konferencji wyniki badań oraz płynące z nich wnioski zostały przedstawione przez Panią Annę Ruman z ABR SESTA.

W drugiej części panelu, Dyrektor CMRT Edyta Dróżdż (Brykała) oraz wiceprezes SOIT, członek Rady CMRT Łukasz Adamowicz, przedstawili misję i wizję Centrum Monitoringu Rynku Turystycznego. Organizacja ta powstała we współpracy z RPSiW Tugether, Polską Izbą Turystyki, Izba Gospodarcza Hotelarstwa Polskiego i SOIT, mając na celu profesjonalizację branży turystycznej, promowanie dobrych praktyk na rynku usług turystycznych oraz wspieranie władz publicznych w eliminowaniu niezgodnych z prawem praktyk.

Po przerwie kawowej i rozmowach w kuluarach, rozpoczęła się druga część konferencji, która obejmowała drugi panel dyskusyjny. Moderatorkami tego panelu były członkinie SOIT: Grażyna Woźniczka z Polka Travel oraz Grażyna Łukaszyk z NuHorizons. Zaproszono do udziału w panelu Panią Agnieszkę Majkowską z firmy PRU oraz Ewę Cabaj z Allianz, które reprezentowały klientów korporacyjnych branży incentive travel. Dołączył również Pan J.J. Singh, prezes Weco Travel oraz Zrzeszenia Agentów IATA, będący jednocześnie ekspertem od rynku przewozów lotniczych i członkiem SOIT. Na panel zaproszono również Pana Andrzeja Hulewicza, prezesa Mazurkas Travel, członka SOIT, oraz Panią Małgorzatę Panawę z hotelu Warsaw Marriott, która przedstawiła perspektywę branży hotelarskiej.

Podczas dyskusji poruszono temat analizy sytuacji na rynku po okresie pandemii i porównano ją do dobrych praktyk stosowanych w branży incentive travel. W trakcie dyskusji zostały podniesione wszelkie problemy związane z współpracą między klientem, agencją a kontrahentem. Omawiano kwestie zbyt niskich budżetów w kontekście rosnących cen przelotów i hoteli, trudności z rezerwacją biletów lotniczych dla grup oraz problem powielania rezerwacji przez kilka agencji, które konkurują o to samo zlecenie. Dodatkowo poruszono również problemy związane z rezerwacją hoteli dla grup, co pociąga za sobą krótkie terminy ważności ofert.

Strona korporacyjna, na prośbę moderatorów, opisała specyfikę procesów zachodzących po ich stronie. W wyniku dyskusji sformułowano wnioski o konieczności wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań edukacyjno-informacyjnych dla klientów branży. SOIT planuje opracować dedykowany materiał dla osób decyzyjnych w korporacjach, aby lepiej zrozumiały specyfikę branży incentive travel i mogły podejmować bardziej świadome decyzje.

Panel trzeci rozpoczął się wykładem wprowadzającym, który dotyczył szerokiego zagadnienia ESG (Environmental, Social, and Governance - środowisko naturalne, społeczeństwo i ład korporacyjny). Prezentację przeprowadziła Pani Joanna Bańkowska, ekspert z firmy IGK Technology. Po wykładzie odbyła się panelowa dyskusja, moderowaną przez Olgę Krzemińską-Zasadzką, prezes Agencji Power oraz prezes SOIT. W panelu wzięli udział Joanna Bańkowska (IKG Technology), Grażyna Woźniczka (Polka Travel), JJ Sigh (Weco Travel), Wiesław Migut, prezes Klubu Sosnowego, a także Grzegorz Chełmecki z firmy Product BBF, twórca aplikacji Incentiveapp.

Podczas dyskusji omawiano działania, które branża incentive musi podjąć, aby oferować usługi zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi ESG. Każdy z panelistów przedstawił działania podejmowane przez swoją firmę w celu redukcji śladu węglowego oraz poszanowania środowiska i społecznej odpowiedzialności. Grażyna Woźniczka przytoczyła przykład jednej z incentive wypraw zorganizowanych przez Polka Travel na statku Costa Smeralda, który jest uważany za najbardziej ekologiczny statek wycieczkowy. Wiesław Migut opowiedział o konieczności podjęcia działań infrastrukturalnych w branży hotelarskiej i eventowej w celu zmniejszenia śladu węglowego i śladu wodnego. Grzegorz Chełmecki omówił korzyści zarówno środowiskowe, jak i komunikacyjne związane z wykorzystaniem aplikacji dla uczestników wyjazdów oraz innymi narzędziami informatycznymi, takimi jak eliminacja materiałów drukowanych.

Wieczorem odbyła się uroczysta Gala Incentive Day, która przyjęła hasło "Z nami lato cały rok". W pierwszej oficjalnej części gali zaprezentowano działania SOIT z ostatnich trzech lat. Podsumowano również prelekcje i dyskusje, które odbyły się podczas porannej konferencji.

Ponadto po raz pierwszy SOIT przyznał wyróżnienia w postaci Statuetek - Barometrów SOIT. Wręczono 6 statuetek za wkład w rozwój turystyki motywacyjnej w latach 2020-2022. Laureatami wyróżnień za wkład w rozwój turystyki motywacyjnej zostali Pan Dominik Borek, Pan Bartosz Bieszyński, Ras Al Khaimah Tourism Development Authority oraz SOIT, SITE i Kadry Turystyki za wspólną realizację Projektu Pilot Incentive Travel.

W drugiej części gali "Z nami lato cały rok" odbyła się licytacja pamiątek podróżniczych, które zostały ofiarowane przez członków Stowarzyszenia. Dochód z aukcji, wynoszący 50 100 złotych, zostanie wykorzystany na cele statutowe Fundacji Joanny Radziwiłł "Opiekuńcze Skrzydła". Pieniądze te posłużą do zorganizowania wakacji dla 28 dzieci i młodzieży z Kamionki i Milanówka w wieku od 6 do 14 lat oraz do wsparcia budowy nowego domu dla dzieci będących podopiecznymi fundacji w Kamionce.

Goście mieli również okazję spotkać się i nawiązać kontakty podczas sesji networkingowych. Po kolacji, na scenie wystąpił energetyczny zespół coverowy o nazwie "Drugi Tydzień", który świetnie zinterpretował znane i lubiane utwory, zachęcając uczestników gali do wspólnego tańca na parkiecie.

Partnerami Incentive Day 2023 byli Ras Al Khaimah Tourism Development Authority oraz sieć luksusowych hoteli Sunlife na Mauritiusie, Towarzystwo Ubezpieczeniowe Wiener Vienna Insurance Group oraz Jamaica Tourist Board.

W organizacji wydarzenia wsparcie udzielili PSML (Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki) oraz Agencja Badania Rynku Sesta. Nagrody dla uczestników zostały ufundowane przez Turkish Airlines, Tatry Mountain Resort, Insider. Travel Representation, Malta Uncut-Travel Emotions & Events Polhotrep-Travel Representation, Hotel AX Odycy Malta, Rigomalta Destination Management Malta, Asia Color Travel & DMC Vietnam, Coral Beach Hotel & Resort Cyprus, Sassy Events International Cyprus, Wiener oraz Kancelaria Bezpieczeństwa Karolina Praszek i Partnerzy.

Organizatorzy starali się, aby wydarzenie odbyło się z poszanowaniem zasad ESG. W celu minimalizacji śladu węglowego zrezygnowano z plastikowych identyfikatorów konferencyjnych oraz uniknięto drukowania materiałów informacyjnych dla uczestników. Zamiast tego, udostępniono je w formie elektronicznej za pomocą kodów QR.

Wybrane miejsce, Restauracja i Hotel Klub Sosnowy, wykorzystuje w dużej mierze energię odnawialną, taką jak panele słoneczne i pompy ciepła, a do dekoracji użyto roślin doniczkowych. Warto też dodać, że licytacja pamiątek podróżniczych, które zostały ofiarowane przez członków Stowarzyszenia, oraz przekazanie dochodu z aukcji na cele charytatywne, są już wieloletnią tradycją SOIT, stanowiącą przejaw społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).

Wszelkie informacje o wydarzeniu: https://incentiveday.pl/