Jak szukasz obiektu na event? Raport przygotowany przez serwis MojeKonferencje.pl

Organizacja eventu nie należy do prostych zadań. Trzeba wziąć pod uwagę wiele kluczowych kwestii, które mogą zaważyć na sukcesie lub porażce organizowanego przez nas wydarzenia. Chcąc zebrać informacje na temat tego niełatwego procesu, po pomoc udaliśmy się do właścicieli firm, event managerów i specjalistów ds. marketingu. Przeprowadziliśmy badanie, w którym wzięły udział 72 osoby. Jesteście ciekawi wyników? Czytajcie dalej!

W ankiecie stworzonej przez nasz serwis zapytaliśmy respondentów o częstotliwość  organizowanych przez nich eventów. Duża część ankietowanych organizuje eventy średnio 5 razy w roku. Wśród respondentów pojawiły się 2 osoby, które takich eventów organizuje nawet 20-30 w ciągu jednego roku. Oznacza to, że wśród badanych znalazły się zarówno osoby, które często organizują i zajmują się taką organizacją na co dzień, jak i osoby, które organizacją spotkań biznesowych zajmują się sporadycznie. Zróżnicowana grupa badawcza daje więc lepszy pogląd na sprawę i pomaga wyciągnąć więcej wniosków. 

Ankietowani zostali również zapytani o wielkość eventu, który organizują, czyli prościej mówiąc - o liczbę osób biorących udział w wydarzeniu. Co czwarta osoba wskazała, że najczęściej organizuje spotkania od 50 do 100 osób. Trochę mniej, bo 18,1 % pytanych udzieliło odpowiedzi, że organizuje eventy dla więcej niż 500 osób. 16,7 % respondentów odpowiedziało, że zwykle wynajmuje salę przeznaczoną na spotkania od 150 do 250 osób, a 15,3% że dla 100-150 uczestników. Rzadziej pojawiały się odpowiedzi 25-50 os., 250-500 os. (9,7 %) oraz 10-25 osób (5,6 %).

Zapytaliśmy także naszych respondentów, w jaki sposób szukają obiektów na event. Najczęstszą odpowiedzią były własne doświadczenia i znajomość obiektu (aż 87,3 %). To może oznaczać, że organizatorzy eventów chętnie wracają do obiektów, które spełniły ich oczekiwania przy okazji poprzedniego eventu, a na pewno nie wracają do tych, które w jakiś sposób ich zawiodły. Nasi respondenci w tej kwestii radzą się również znajomych, rodziny i innych organizatorów eventów. Aż 62 % ankietowanych zaznaczyło, że ważne podczas szukania odpowiedniej sali są dla nich polecania innych osób.

Ankietowani korzystają także z pomocy serwisów konferencyjnych (40,8%) i wyszukiwarki Google (50,7 %), która i tak w rezultacie często odsyła użytkownika do wysoko pozycjonowanych serwisów konferencyjnych. Ankietowani podkreślali również rolę serwisów rezerwacyjnych typu Booking, HRS itp. (19,7 %), które stanowią dla nich dużą pomoc i ułatwienie. Pojedyncze osoby wskazywały również na portale regionalne. Znalazły się też osoby, dla których narzędzia stosowane podczas szukania odpowiedniego miejsca na event zależą w dużej mierze od rodzaju eventu. 

Podczas badania chcieliśmy również sprawdzić, czy organizatorom eventów ułatwiłaby życie możliwość zarezerwowania sal w różnych obiektach za pomocą jednej strony. Większość odpowiedziała, że jak najbardziej - aż 80,6 %.

Jeszcze większa liczba osób (95,8 %) chciałaby mieć możliwość porównania standaryzowanych ofert w jednym miejscu.

Badanie miało również na celu poznanie opinii event managerów, właścicieli firm i specjalistów ds. marketingu na temat przeszkód, z którymi zderzają się podczas szukania odpowiedniej sali na swoje wydarzenie.

Ankietowani odpowiadali, że do najczęstszych przeszkód w wyborze sali należą m.in.:

• długi czas oczekiwania na odpowiedź związaną z ceną i wolnymi terminami ze strony właścicieli sal,
• brak szybkiej reakcji na zapytanie,
  
• stare, nieaktualizowane strony,
• brak pełnych informacji kontaktowych oraz brak informacji na temat sali,
• nieprawdzie informacje znajdujące się na stronie obiektu,
• brak zdjęć sali na stronie, co uniemożliwia ocenę potencjału miejsca,
  
• umowa przedwstępna,
• duże zaliczki,
• niesprawiedliwe traktowanie firm i agencji względem konkurencji,
• brak szczegółowej oferty i wyceny, przez co wynajmujący sale muszą często samodzielnie dokonywać kalkulacji z cen jednostkowych. 
  

Jak widać, przeszkód podczas szukania odpowiedniej sali na wydarzenie jest naprawdę dużo. Obiekty na swoich stronach internetowych lub profilach Facebookowych często nie posiadają szczegółowej oferty biznesowej, co wiąże się z wieloma niedomówieniami i często zawodem oraz rozczarowaniem ze strony organizatora spotkania.

Osoby zajmujące się organizowaniem eventów chciałyby mieć możliwość porównania standaryzowanych ofert w jednym miejscu. Możliwość porównania standardów obiektów, wielkości sal, liczby pokoi, dodatkowych atrakcji i udogodnień, a przede wszystkim cen mogłaby okazać się bardzo pomocna zarówno dla osób zajmujących się organizacją eventów na co dzień, jak również dla tych organizujących wydarzenia znacznie rzadziej, ale również nie lubiących tracić czasu na przeszukiwanie kilkudziesięciu stron.