Jak zorganizować konferencję w epoce COVID-19?

Aktualna sytuacja branży MICE sprawia, że organizatorzy konferencji stoją przed nie lada wyzwaniem. Konsekwencje istniejącej pandemii widoczne są w działaniach małych i dużych firm, które pod jej wpływem radykalnie zmniejszyły liczbę organizowanych spotkań. O powrocie do normalności póki co trudno mówić, dlatego warto zadać sobie pytanie, co zrobić, aby zbudować odpowiednie poczucie bezpieczeństwa, zarówno wśród klientów, jak i agencji. 

DoubleTree by Hilton Kraków, jako jeden z pierwszych hoteli w Krakowie, w ścisłej współpracy z lokalnym oddziałem Sanepidu, wprowadził szereg procedur redukujących ryzyko zakażenia, dzięki którym będzie możliwa organizacja imprezy.

Podstawowym elementem, na który należy zwrócić uwagę przy wyborze miejsca to centrum konferencyjne. Duże przestrzenie, łatwość ich aranżacji, wysokość sal, to z pewnością ważne punkty. Zapewnienie bezpiecznej odległości między uczestnikami konferencji czy ograniczenie liczby osób przebywających jednocześnie w pomieszczeniu to tematy, które w dobie koronowirusa należy dołączyć do listy. DoubleTree by Hilton Kraków posiada 2970 m² przestrzeni konferencyjnej, co pozwala mu na wpisanie się na listę obiektów oferujących ogromne możliwości. Mając na uwadze istotne znaczenie i wdrażanie rygorów sanitarnych, przestrzenie między salami pozwalają na zaadaptowanie bezpiecznych ciągów komunikacyjnych. 

Dedykowane procedury obsługi grup konferencyjnych to kolejny element, który zapewnia bezpieczeństwo gości. Hotel gwarantuje całkowitą dezynfekcję centrum konferencyjnego, począwszy od elementów najbardziej narażonych na przenoszenie bakterii (klamki, guziki w windach, oparcia krzeseł i blaty stołów), poprzez wszystkie przedmioty wyposażenia centrum biznesowego (laptopy, rzutniki, flipcharty), na wymianie przedmiotów ogólnodostępnych (długopisów, notatników, markerów) skończywszy. W częściach wspólnych dodatkowo umieszczone są dezynfekatory do rąk, niezbędne instrukcje sanitarne, a same przestrzenie poddawane częstemu wietrzeniu i ozonowaniu. Podczas trwania wydarzenia powietrze w salach filtrowane jest dodatkowo dzięki specjalnym lampom UV-C. Pozostając ekskluzywnym i eleganckim miejscem realizacji wydarzeń, DoubleTree by Hilton Kraków na bieżąco udoskonala swoje działania w trosce o organizatorów i uczestników spotkania.

Duże zaplecze gastronomiczne, mogące obsłużyć wydarzenia powyżej tysiąca osób, wymagało stworzenia dodatkowych regulacji. Pierwszym elementem poddanym obostrzeniom jest przyjęcie towaru i jego przechowywanie. Kontakt z żywnością wiąże się bezpośrednio z wytyczeniem dodatkowych, wewnętrznych ciągów komunikacyjnych oraz zabezpieczeniem personelu (maseczki, rękawiczki, kombinezony). Bezpieczne procedury serwowania jedzenia, w tym rezygnacja z podawania potraw w formie bufetu na rzecz pakowania w jednorazowe opakowania, stają się standardem. Wprowadzenie dodatkowego podziału na serwis sprzątający i podający oraz aranżacja Restauracji z zachowaniem dystansu społecznego, dopełniają całości.

Na kompletną obsługę wydarzenia składają się również działania innych działów hotelowych – recepcji, housekeepingu oraz działu technicznego. Każdy z członków personelu objęty jest obowiązkową procedurą bezpieczeństwa, na którą składa się: szkolenie dotyczące zasad postępowania, badanie temperatury, korzystanie z maseczek (oraz odzieży) ochronnych, regularna dezynfekcja rąk. Wdrożenie dodatkowych wytycznych w trakcie procesów (check-in / check-out, sprzątanie pokoi i części wspólnych) pozwoliło na zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa na każdym etapie przebywania w obiekcie.

Prestiżowe miejsce, wygodny pokój, wykwintna kuchnia, sprawna obsługa. Wszystko to składa się na udane spotkanie. W DoubleTree by Hilton Kraków znajdziemy to wszystko – tym razem zorganizowanie z zachowaniem wyjątkowej staranności o bezpieczeństwo.