Najlepsze praktyki dotyczące spotkań medycznych. Raport ICCA i AC Forum

ICCA oraz AC Forum niedawno wydały raport „Best practices for healthcare meetings”, w którym to ogłoszone zostały wyniki pewnej wspólnej inicjatywy. Jej celem było nic innego, jak pomoc w zdefiniowaniu oraz ukształtowaniu przyszłości spotkań bezpośrednio związanych z nauką oraz opieką zdrowotną. W praktyce owe wydarzenia stanowią aż 37% wszystkich spotkań stowarzyszeń, co zdecydowanie warto jest zapamiętać.

Opublikowane w raporcie wyniki opierają się na badaniu ankietowym, a także na ustaleniach, które miały miejsce podczas konferencji „The Future of Healthcare Meetings”. Wspomniane wydarzenie odbyło się w dniach 6-8 lipca 2022 roku we Francji, dokładnie w Cannes. W evencie wzięło udział ponad 130 osób z 30 różnych krajów - wśród nich pojawili się m.in. liderzy międzynarodowych stowarzyszeń medycznych oraz pracownicy służby zdrowia i dostawcy. Wówczas przeprowadzono liczne rozmowy, warsztaty i prelekcje po to, aby ustalić, jakie kluczowe przepisy i wymagania są potrzebne po to, by organizowane spotkania stały się zupełnie empirycznymi wydarzeniami edukacyjnymi. Warto przy tym dodać, że wśród uczestników konferencji znalazła się Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense.

Współcześnie samo dobre doświadczenie podczas wydarzenia nie jest już wystarczające. W rezultacie więc, jeśli chce się zachęcić ludzi do udziału w jakimś spotkaniu, powinno się zaoferować im jakieś transformacyjne doświadczenie, dzięki któremu będą oni w stanie poczuć się zdrowiej i szczęśliwiej. By było to możliwe, konieczne jest zrozumienie aspiracji potencjalnych odbiorców, z uwzględnieniem zrównoważonego rozwoju, zdrowia oraz dobrego samopoczucia.

Do praktycznych elementów, które powinno się wziąć pod uwagę w procesie organizowania wydarzeń, należą m.in.:

• dostęp cyfrowy dla osób, które nie mogą lub nie chcą podróżować ze względów zdrowotnych,
• specjalne przestrzenie „ciszy”/strefy relaksu,
• tworzenie całorocznych możliwości do zaangażowania,
• elastyczny program spotkania z dużą różnorodnością i dużą ilością przestrzeni na „czas wolny”,
• współtworzenie treści, aby zaangażować wszystkich delegatów i stworzyć prawdziwą społeczność w oparciu o ich potrzeby (tj. nie Twoje potrzeby jako organizatora wydarzenia),
• rozszerzone pakiety, dzięki którym delegaci mogą łączyć wyjazdy służbowe z wypoczynkiem/wakacjami z rodziną,
• w przypadku wydarzeń związanych z opieką zdrowotną – angażowanie pacjentów w celu uzyskania bardziej holistycznego podejścia,
• dobry projekt CSR, w którym ludzie mogą zrobić „coś dobrego i ważnego”.

Obecnie na ogół połowę członków danych stowarzyszeń tworzą przedstawiciele pokolenia Z i milenialsów, choć w praktyce niestety nadal stanowią oni niedoceniony segment. Kluczowe zatem wydaje się posiadanie konkretnej strategii, aby zrozumieć ich potrzeby, a także zaangażować ich w takie działania, które sprawią, iż dana organizacja w najbliższych latach zwyczajnie utrzyma się na rynku.

Oto kilka działań, dzięki którym młodzi profesjonaliści poczują się nie tylko docenieni, ale i mile widziani na wydarzeniach:

• efektywne korzystanie z mediów społecznościowych w celu utrzymania zaangażowania przez cały rok, specjalne sesje dla osób uczestniczących po raz pierwszy w wydarzeniu,
• dedykowane miejsca w programie naukowym i umieszczanie młodych profesjonaliści w centrum uwagi,
• dedykowane miejsca spotkań w hotelu/centrum kongresowym,
• dostęp do mentorów / starszych specjalistów w celu networkingu,
• dedykowany salon networkingowy.

Wydarzenia, które są związane z opieką zdrowotną, tradycyjnie stanowiły jednokierunkowy transfer wiedzy. Współcześnie jednak punkt ciężkości położony jest na tym, aby nauczyć się, jak zdobytą wiedzę zastosować w praktyce. Ma to szczególne znaczenie m.in. podczas konferencji. 

Praktyczne aspekty do rozważenie, których celem jest poprawa transferu wiedzy na eventach, to m.in.:

• badanie potrzeb uczestników, aby konferencja odpowiadała na ich prawdziwe potrzeby a nie na to co nam się wydaje,
• usunięcie podium lub jakichkolwiek fizycznych barier między prezenterem i publicznością,
• dostosowanie prezentacji do różnych sfer czasowych, aby umożliwić interakcję na żywo wszystkim uczestnikom,
• opcje pytań i odpowiedzi podczas całego wystąpienia, nie tylko na końcu,
• unikanie dumpingu treści – nagrane treści są najbardziej wartościowe dla tych, którzy nie uczestniczyli w spotkaniu, ale musi być dostarczony w formie łatwej do przyswojenia,
• bardziej angażujący prezenterzy – na żywo i wirtualnie,
• więcej czasu na dialog, interaktywne formaty do wypróbowania/przyswojenia wiedzy (studia przypadków, itp.).

Raport „ICCA and AC Forum - best practices for healthcare meetings” tak naprawdę powstał po to, by sprostać wymaganiom stale zmieniającego się świata, a także pomóc w organizacji lepszych spotkań. Raport oczywiście dostępny jest dla członków stowarzyszenia ICCA i AC Forum. Warto przy tym dodać, że następne rozmowy w zakresie przyszłości konferencji medycznych (i nie tylko!) będą prowadzone w trakcie cyklicznego kongresu ICCA, który po raz pierwszy odbędzie się w Polsce w dniach 6-9 listopada 2022 roku. Będzie miał on miejsce Krakowie

Autorką jest oczywiście Anna Górska, Doradca Zarządu Symposium Cracoviense, Członek Zarządu ICCA International Congress and Convention Association, Wiceprezes Zarządu SKKP.