Decydując się na organizację konferencji, obojętnie czy prasowej, naukowej, biznesowej, czy politycznej, oprócz wielu organizacyjnych spraw, należy zadbać również o zaproszenie, które wyślemy do swoich gości, w tym dziennikarzy.

Zaproszenie na konferencję musi być przede wszystkim przemyślane, konkretne, przejrzyste i atrakcyjne. Jeśli poświęcimy więcej czasu na przygotowanie odpowiedniego zaproszenia, mamy większą szanse, że na nasze wydarzenie przyjdzie więcej osób, na których nam szczególnie zależy. Jeśli adresujemy nasze zaproszenia również do dziennikarzy, pamiętajmy, że dostają oni dziennie kilka, kilkanaście, a czasem nawet kilkadziesiąt takich zaproszeń. Nie są w stanie wziąć udziału we wszystkich konferencjach. Wybiorą tą, która będzie wydawała się najciekawsza.

Zaproszenie na konferencję prasową

Temat konferencji to jedno, ale atrakcyjnie zrobione zaproszenie również może nam pomóc zachęcić dziennikarzy do odwiedzenia właśnie naszego wydarzenia. Szanujmy ich czas i ich prace. Przed konferencją, w trakcie lub już po jej ukończeniu, możemy przekazać dziennikarzom dodatkowe materiały, które ułatwią im przygotowanie materiału do swojego medium: do telewizji, radia, gazety lub na stronę internetową. Miłym gestem jest przekazanie wraz z zaproszeniem również gadżetów, które jednak nie mogą mieć charakteru łapówkowego. Jeśli chcemy jeszcze bardziej zwrócić uwagę dziennikarza właśnie do tematu naszej konferencji, zadbajmy o nietypowe gadżety, które zaskoczą lub zaciekawią zapraszanego redaktora.

Czas, w którym powinniśmy wysłać zaproszenia do dziennikarzy, zależy w dużej mierze od rodzaju medium, w którym pracują i od częstotliwości materiałów, które się w nich ukazują. Np. do miesięczników (czasopism ukazujących się raz w miesiącu) powinniśmy wysłać zaproszenie na konferencję z dużym wyprzedzeniem – nawet kilkutygodniowym, do tygodników – kilkudniowym, a do dzienników – nie wcześniej niż dwa, trzy dni przed planowaną konferencją.

Wysyłając zaproszenie do mediów, zaadresujmy je najlepiej do dziennikarza zajmującego się tematyką, której dotyczyć będzie nasze wydarzenie. Należy poświęcić trochę czasu, by to sprawdzić i nie palnąć gafy! Warto zaadresować zaproszenie także do sekretarza redakcji. Zaproszenia można wysłać mailem, faksem, pocztą lub kurierem. Jaka godzina będzie najlepsza na wysłanie e-maila? Środek dnia, czyli między 11.00 a 15.00. Nie wysyłaj maila rano, kiedy dziennikarz otwiera skrzynkę i jest zasypany wiadomościami, ale też nie o 18, kiedy kończy już prace lub ma zaplanowany dzień tak, że nie znajdzie nawet godzinki na udział w naszej konferencji.

Zaproszenie na konferencję wzór

Zarówno treść, jak i forma zaproszenia powinna być przejrzysta.

Na samej górze powinna znaleźć się informacja, kto jest NADAWCĄ. Np. Serwis MojeKonferencje.pl serdecznie zaprasza Pana na konferencję prasową.

Następnie wpisujemy TEMAT konferencji. Powinien być on w miarę możliwości krótki i zrozumiały. Temat warto wyboldować (pogrubić). To najważniejszy element naszego zaproszenia.

Temat należy również krótko OBJAŚNIĆ i PRZYBLIŻYĆ adresatowi. Napisać, czego dotyczyć będzie konferencja i dlaczego warto wziąć w niej udział.

Jeśli prelegentami na naszym evencie będą znani specjaliści z danej branży lub osoby powszechnie znane, np. celebryci, warto o tym wspomnieć w zaproszeniu. SŁAWNE OSOBY przyciągają dziennikarzy, bowiem sławne osoby przyciągają również ich odbiorców, a tym samym ich materiał może okazać się jeszcze ciekawszy. Znane osobiści do przyjścia skuszą zapewne nie tylko dziennikarzy, ale większość zaproszonych przez nas gości.

Kolejnym ważnym elementem, który koniecznie musimy zawrzeć w zaproszeniu, jest oczywiście MIEJSCE i DATA konferencji. Wzorowe zaproszenie na konferencję nie może się bez tego obyć. W przeciwnym razie jak adresat będzie wiedział, kiedy i gdzie ma przyjść? Jeśli na miejsce naszej konferencji wybraliśmy salę konferencyjną, która jest jednym z kilkunastu lub kilkudziesięciu pomieszczeń w centrum szkoleniowo-konferencyjnym, warto na zaproszeniu napisać dokładny numer sali, piętro lub krótką informację o tym, jak do niej dotrzeć. Wybierając miejsce dowiedz się, czy jest tam dostępny parking. Obojętnie czy planujemy zaprosić kilkanaście osób, czy kilkaset, parking to bardzo ważny element, który pomoże łatwiej i szybciej dostać się naszym gościom samochodem lub autobusem.

Na samym dole powinny znaleźć się również DANE KONTAKTOWE, które mogą okazać się przydatne dla adresatów w razie wątpliwości. Umieszczamy więc imię i nazwisko, maila i numer telefonu osoby, która jest w stanie udzielić więcej informacji. Najczęściej jest to rzecznik prasowy danej osoby, firmy, partii czy stowarzyszenia.

Wzór zaproszenia na konferencję można modyfikować. Możemy pokusić się o graficzną oprawę, zdjęcia, kolory, atrakcyjne czcionki. Pamiętajmy jednak, żeby nie przesadzić, bo zaproszenie, tak jak wspomniałam wcześniej, powinno być przede wszystkim przejrzyste i zrozumiałe.