Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania zarówno od pomysłodawców przedsięwzięcia, jak i od prelegentów. I choć ich zadania znacząco się różnią, to jednak celem obu tych stron jest m.in. sprawienie, aby cały event był ciekawy oraz inspirujący. W związku z tym dziś pragniemy przedstawić wskazówki, które pomogą Ci przeprowadzić konferencję.

To bardzo ważne zagadnienie, ponieważ właśnie od jakości wystąpień zależy ich odbiór, a co za tym idzie – zadowolenie gości. Każde wystąpienie powinno być dopracowane w najmniejszym detalu. Konferencje to na tyle poważne wydarzenia, że nie powinno być podczas nich miejsca na improwizację. Oczywiście może się zdarzyć, że coś pójdzie nie po naszej myśli lub stres będzie większy, niż powinien być, ale i z tym można sobie poradzić. Jak? M.in. o tym właśnie jest ten artykuł. Jeśli zatem zastanawiasz się, jak prowadzić konferencję, to koniecznie zostań z nami!

Wskazówki przy prowadzeniu konferencji


Pierwszy raz organizujesz konferencję? Albo zbliża się Twój debiut w roli prelegenta? Świetnie! W takim razie pewnie zastanawiasz się, jak występować na konferencji. Musisz się do tego zadania odpowiednio przygotować, aby w odpowiedni i atrakcyjny sposób przedstawić to, nad czym do tej pory pracowałeś.

Absolutną podstawą jest stworzenie planu konferencji i wystąpienia. Organizatorzy tego typu wydarzeń muszą odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakim celu organizują daną konferencję oraz co chcą podczas niej przekazać. Prelegenci (przy okazji sprawdź, kim jest prelegent) muszą za to przygotować abstrakt na konferencję. To nic innego, jak streszczenie danego wystąpienia. Tego typu zapiski niejako wskazują ogólny kierunek wystąpienia.

Przygotowując się do wystąpienia, należy także stworzyć scenariusz oraz prezentację. Wszelkie pomoce multimedialne nie tylko czynią występ bardziej atrakcyjnym, ale też stanowią swoistą podporę dla osoby występującej. Kolejna wskazówka, jeśli chodzi o prowadzenie konferencji, to systematyczne ćwiczenia. Tego naprawdę nie może zabraknąć! Niezwykle ważne jest to, aby przynajmniej kilka razy przećwiczyć własne wystąpienie.

Jak prowadzić konferencję?


Wcale nas nie dziwi, że pytanie o to, jak prowadzić konferencję, pojawia się tak często. W końcu każdemu organizatorowi i uczestnikowi zależy na tym, by być dobrze i profesjonalnie odebranym. Konferencję powinno się prowadzić przede wszystkim w spokojnym, naturalnym tempie. Zdarza się, że osoby występujące chcą jak najszybciej mieć za sobą konieczność wyjścia na scenę, przez co ich wystąpienie jest chaotyczne i przedstawione w tak szybkim tempie, że odbiorca nierzadko gubi się w tym potoku słów. Zdecydowanie nie tędy droga!

Podczas wystąpienia należy pamiętać o miarowości, odpowiednim akcentowaniu oraz znakach przystankowych. Inaczej słuchacze nie tylko będą zdezorientowani, ale też rozczarowani. Dodatkowo jeszcze przed konferencją określ dokładnie czy wystąpienia będą się odbywały na stojąco, czy siedząco. To bardzo ważna informacja, która dodatkowo może wprowadzić osoby występujące w stan zakłopotania. Są bowiem tacy ludzie, którzy podczas wystąpień lubią chodzić nawet po całej scenie.

Jak występować na konferencji?


Żeby wystąpienie na konferencji uznane zostało za ciekawe, musisz zdobyć uwagę publiczności. Tutaj kluczowe są pierwsze chwile na scenie. To odpowiedni czas, aby zaprezentować się jako osoba pewna siebie i wiedząca, po co znalazła się w tym właśnie miejscu i czasie. Udowodnij słuchaczom, że dokonali dobrego wyboru, przychodząc na daną konferencję. Bądź w tym wszystkim sobą – jeśli na co dzień uśmiech nie schodzi Ci z twarzy, nie kryj go usilnie pod maską poważnego eksperta. Goście szybko to wyłapią.

Może się zdarzyć, że podczas wystąpienia nagle pojawi się stres, przez który zapomnisz, co miałeś powiedzieć… wówczas szybko spójrz na stworzony wcześniej plan swojego wystąpienia. Pamiętaj o tym, że nawet najlepszym prowadzącym zdarzają się takie sytuacje! By utrzymać zainteresowanie gości, możesz modelować ton i tempo mówienia. Ponadto nie bój się angażować widzów, kiedy zostało Ci jeszcze trochę czasu, a już zdążyłeś wszystko zaprezentować. Szybkie pytania do publiczności potrafią w doskonały sposób ożywić całe wystąpienie.

Co trzeba sprawdzić przed konferencją?


Jeśli chcesz dobrze przygotować wystąpienie na konferencji, to jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia sprawdź kilka istotnych spraw. Po pierwsze, zapoznaj się z salą i sprzętem multimedialnym, aby nie stresować się tym w trakcie wystąpienia. Następnie, zawsze przygotuj przynajmniej jedną kopię prezentacji, która będzie na innym nośniku, niż komputer. Po trzecie, jeszcze przed wystąpieniem przeczytaj scenariusz. Po piąte, weź ze sobą szklankę wody na wypadek, gdyby podczas wystąpienia zaschło Ci w ustach.

A co robimy po zakończeniu konferencji? Przede wszystkim należy przygotować się na serię pytań. Równie ważne jest zebranie feedbacku po to, aby wiedzieć, co się podobało (lub nie) podczas wystąpienia. Każde wyjście na scenę należy traktować jako cenną lekcję. Prawdą jest, że im więcej wystąpień się zrealizuje, tym też będzie się miało większe doświadczenie, ale i obycie w tak nietypowych sytuacjach.

Warto też dodać, że redukcji stresu służy wybór takiego miejsca na konferencję, które jest odpowiednio przystosowane do pracy chociażby pod względem technicznym. Na naszej stronie znajdziesz wiele propozycji obiektów na konferencję. Niezależnie od tego czy interesują Cię obiekty konferencyjne w Warszawie, czy może hotele na konferencję w górach – w naszym serwisie na pewno znajdziesz coś dla siebie!