Czytając oferty konferencyjne na portalach biznesowych ma się nieodparte wrażenie, że w Polsce wszyscy mają wszystko i są od wszystkiego. Jak zapytasz Kowalskiego, dla kogo buduje czy wybudował hotel, to z prawdopodobieństwem równym pewności odpowie, że dla wszystkich. Co bardziej obyty doda, że zrobił to dla gości biznesowych i indywidualnych. Brawo. Jakbyś poszedł o krok dalej i zapytał o to, czym jego obiekt się wyróżnia na tle niezliczonej konkurencji, pewnie usłyszysz że ma komfortowe pokoje, świetną lokalizację (nawet jeśli jest przy ruchliwym skrzyżowaniu i z jednej strony ma ubojnię trzody, a z drugiej poligon), najlepsze jedzenie i oczywiście obsługę jak w Ritz.

Kłopot w tym, że prawie każdy Kowalski nie tylko odpowie podobnie, ale to samo opublikuje wszędzie, gdzie się da. Zobaczysz to na jego stronie, Facebooku, Insta i u każdego jednego pośrednika sprzedaży. W ten sposób na portalach mamy masę ofert wyglądających jak bezmyślne, nijakie i nudne kopie. Powielanie banałów w ofertach to nasza narodowa przypadłość, która powoduje, że wielu usługodawców (hotelarzy) ginie w tłumie nawet, jeśli mają coś potencjalnie ciekawego.

Filozofia Twojego hotelu

Jeśli poszedłeś po rozum do głowy i zdecydowałeś się oprzeć swoje działania promocyjno–sprzedażowe, wykupując reklamę w portalu pośredniczącym w sprzedaży pomiędzy Twoim hotelem, a klientami biznesowymi, to już połowa sukcesu. Będziesz mógł wykorzystać potencjał i pozycjonowanie nad jakimi portal ten pracuje nieustannie od wielu lat. Ale reszta zależy od Ciebie. To Ty powinieneś przygotować sesję zdjęciową oraz wszystkie treści tak, by oddać to, co najważniejsze w Twoim hotelu – jego credo, ducha, czyli filozofię Twojego obiektu. Co to takiego ta filozofia? To coś, co jest myślą przewodnią dla całej twojej działalności. Może wynikać z lokalizacji, być przesiąknięta jakąś kulturą, albo mieć korzenie w historii miejsca. Może też być wypadkową miliona innych zmiennych. Najważniejsze, by była wyrazista i jasno przenikała przez wszystkie działy i oczywiście przewijała się również w ofertach. Także tych biznesowych. Tylko i aż tyle.

Potrzeby biznesu

I ja i Ty doskonale wiemy, po co biznes jesienią rusza w Polskę. Szkolenia, konferencje, spotkania z podwykonawcami i niekończący się bal. Jedzą od śniadania przez lunch, przerwy kawowe po serwowane kolacje. Wypijają morze kawy, whisky, lokalnych okowit i wszystkiego, co odmienia dzień. Słowem – dobrze się bawią i zostawiają górę pieniędzy. Pod względem biznesowym to najlepszy typ gości, jakich możesz mieć w hotelu. Dlatego – musisz się wyróżnić, by ta góra popłynęła do Ciebie. Proste.

Jak pisać, co pokazać, by się wyróżnić

W wielkich korporacjach są osoby odpowiedzialne za organizację wyjazdów ludzi z każdego działu. To z nimi będziesz się boksował o dodatkowe porcje schabowego i to im finalnie wystawisz fakturę. Ale musisz też wiedzieć, że to zapracowani ludzie i nie mają czasu na szukanie tygodniami miejsca na event. Albo mają już swoje ulubione hotele i rezerwują pobyt jednym mailem, albo chcą wybrać szybko i mądrze coś nowego. Zatem Ty musisz równie szybko i mądrze przekonać ich do siebie w ofercie. Jak? Zrób sesje zdjęciową na której zadumane twarze uczestników konferencji i rozbawione uczestników biesiady (to ci sami ludzie) pokażą, że jest u Ciebie atmosfera i do pracy, i do zabawy. Jeśli na starcie nie masz bazy zdjęć z imprez, które możesz zgodnie z prawem wykorzystać do promocji, poproś o pomoc Twoich kelnerów, panie z housekeepingu czy kogokolwiek z zespołu.

Raczej nikt się nie pogniewa, a Ty okażesz życie hotelowe w esencji. Nie bądź tandeciarzem i nie wykorzystuj zdjęć ze stocka. Raz, że mają je wszyscy, a Ty masz się wyróżniać. Dwa – prowadząc obiekt przy jeziorze w Boszkowie, posiłkując się kupionymi fotkami, zamiast pokazać realne piękno tej okolicy, możesz przypadkiem pokazać pozbawioną ekipę na plaży w Miami, którym drinki z palemkami przynoszą ciemnoskórzy kelnerzy. Zdjęcia mają być Twoje i ukazać obietnicę tego, na co goście mogą liczyć po przyjeździe. To bardzo ważne.

A co w treści? Zacznij od tego w czym jesteście najlepsi i podeprzyj się realnymi opiniami firm, które już Wam zaufały. Referencje to magnes. Pamiętaj też, że klienta biznesowego, podobnie jak każdego innego człowieka na świecie, nie interesuje nic poza tym co będzie miał z tego, że przyjedzie właśnie do Ciebie. Zatem pisząc ofertę najpierw pisz dlaczego warto akurat u Ciebie zorganizować konferencję czy szkolenie. To kwestia korzyści i specyficznego języka jaki je definiuje. Musisz też być odważny w treści i bezczelny w pewności siebie. Tylko tak powolnie zbudujesz trend bywania w Twoim hotelu jako doroczny wyjazdowy must have. Pewność siebie w sprzedaży (także na poziomie budowania ofert i odpowiadania na zapytania) jest bezcenna.

Podpatruj, nie kopiuj

Odrób lekcje. Przejrzyj w jaki sposób pisze i co dokładnie oferuje gościom biznesowym hotelowa konkurencja. Ta wiedza posłuży ci m.in. do tego, by… zrobić to inaczej. Poszukaj lokalnych braków w ofertach, zobacz, co jeszcze można zaoferować segmentowi biznesowemu, by zwrócił uwagę akurat na Ciebie.

Słowo o tym, jak odpowiadać na zapytania

Skoro masz już odpowiednie treści i zdjęcia, które pozwolą się wyróżnić na portalu, takim jak mojekonferencje.pl, musisz przygotować ludzi do tego, by potrafili rozmawiać z potencjalnymi klientami, jacy szybko zaczną pojawiać się z tego kanału. Skąd wiem, że szybko? Przed laty, jako dyrektor nowego hotelu, który był pięknie położony pośrodku niczego, zdecydowałem się kupić miejsce właśnie na mojekonferencje.pl Dziennie wpływało kilka zapytań, a z czasem potrzebowałem dodatkowego człowieka, by to razem ze mną ogarniał. Potem skorzystałem z ich portalu jeszcze iks razy, zawsze z tym samym skutkiem. Stąd wiem. Wracając do kwestii odpowiadania na zapytania. Jak to robić? Po prostu – szybko i konkretnie. Klient biznesowy (w przeciwieństwie np. do pobytowego gościa SPA) czyta szybko, żyje szybko i szybko chce podjąć decyzje. A na naszym podwórku kłopotem jest właśnie tempo odpowiadania na zapytania.

Piszesz we wtorek przed wyjściem z pracy zapytanie o ofertę na event w hotelu, a odpowiedź dostajesz w piątek, bo Piotrek od sprzedaży grupowej miał kilka dni wolnego. Mail z autorespondera typu „Jestem poza biurem…” jest bezduszny, powoduje frustrację u odbiorcy i działa dokładnie odwrotnie. Dostajesz taką odpowiedź i myślisz – to odpoczywaj brachu, ja poszukam gdzie indziej. Tak hotele tracą całą masę Klientów. A przecież wystarczy przekierować zapytania do recepcji, albo kogoś, kto nie miał tyle szczęścia co Piotrek i siedzi przy biurku szósty dzień z rzędu. Nawet jeśli owy ktoś nie ma pełnej wiedzy, ale odpisze – przedstawi się i poprosi o minimum cierpliwości, albo wyśle spersonalizowany szablon, już zyska wiele większą szansę na sprzedażowy sukces, niż czekając z odpowiedzią, aż Piotr wróci z rodzinnego wyjazdu.

Oferty, które wynikają z filozofii miejsca

Przed laty tworząc nowy hotel w sercu puszczy, wykorzystywałem wiedzę o jakiej tu dzisiaj piszę. Miałem bowiem świadomość, że każde zdanie jakie leci w eter, zostanie w nim i będzie mnie jakoś definiowało. A, że dwa razy pierwszego wrażenie zrobić się nie da, to trzeba było kombinować. Coś inaczej nazwać, inaczej opisać, pokazać inne ujęcie tak, by przyciągnąć uwagę. Dlatego na przykład nie miałem w ofercie „komfortowych pokoi”, tylko „pokoje z widokiem na ciszę”. Z tego samego powodu pisząc oferty dla biznesu, wiedziałem że muszę skupić się na tym kto dokładnie je czyta. Szybko zacząłem „rozmawiać” z osobą czytającą, subtelnie w ofercie mówiąc jej, że zyska dużo więcej niż świetny event wybierając mój hotel. Mówiłem o zbudowaniu wizerunku świadomego przedsiębiorcy, który dla swoich ludzi wybiera najlepsze rozwiązania. Mówiąc językiem sprzedaży – budowałem ego czytającego, kupowałem jego zainteresowanie, by on kupował ode mnie usługi.


Inny przykład. Przed otwarciem jednego z obiektów w którym całą filozofię oparłem o historię, przyzwyczajenia i cechy rodu Mielżyńskich z Wielkopolski, zrezygnowałem z typowego dla hotelu nazewnictwa pokoi. Standardy, superiory, apartamenty zostały zastąpione przez pokoje sarmaty, szlachcica i hrabiego. Goście zatem, już z poziomu komunikacji marketingowej, mieli możliwość nocowania u hrabiego albo sarmaty, do tego w majątku, który miał bogatą historię. To dawało jeden z wyróżników w filozofii miejsca. A przecież między innymi o to w tym chodzi. Takie „smaczki” świetnie sprawdzają się przy sprzedaży pobytów biznesowych.

Sprawny sprzedawca wykorzysta je i z łatwością sprzeda prezesowi spółki i jego gościom pokoje hrabiego i szlachcica, mimo, że zapytanie dotyczyło 11 standardów. Prezes ze świtą w standardach? Eeee… Hrabi pasuje tu bardziej. I już masz 200 zł więcej na każdym pokoju. To uproszczenie, ale obrazowe. Odwiedziłem ostatnio hotel na Kaszubach, który mocno się ową kaszubskością promuje. Tu kaszubskie SPA, tam jakaś witryna z lokalnym rękodziełem, kaszubski śledź i kaszubski masaż. Fajnie? Nie wiem, na pewno jest jakoś. Nie wyobrażam sobie zatem, by w ofercie dla biznesu zabrakło tych elementów. Skoro poszedłeś w kaszubskie flow, to obroń to w ofercie, także tej dla biznesu. Pewnie, że nie każdy to kupi, ale bycie dla wszystkich w ogóle nie powinno cię interesować.

Podsumowując

Zapomnij o komfortowych pokojach, bo to piszą wszyscy. Wyrzuć z głowy staropolską kuchnię w nowoczesnym wydaniu bo to przejadło się dekadę temu, tuż po skończonym tournée Okrasy po Polsce. Nie pisz o przestrzeni idealne na każdy event, bo nikt mądry, mając do wydania dziesiątki tysięcy nie chce mieć, jak każdy. Zatem:

  1. Jeśli dotąd tego nie zrobiłeś, określ filozofię miejsca, by to z niej wypływały treści komercyjne.
  2. Prześwietl konkurencję, zobaczysz czego brakuje na lokalnym rynku i być może będziesz mógł tę lukę wypełnić.
  3. Poszukaj wyróżników jakie możesz zaoferować klientowi biznesowemu już dziś. Zastanów się czy może lepiej zamiast kolejnej wiaty grillowej, przygotować miejsce do kreatywnego spędzania czasu po skończonym sympozjum.
  4. W ofertach stosuj język korzyści.
  5. Posługuj się własnymi materiałami – nic nie kopiuj i nie kupuj zamienników. Zamiast pokazać swój obiekt pokażesz coś, czego klient nie zobaczy po przyjeździe.
  6. Naucz ludzi sprzedawać, rozmawiać, odpowiadać na zapytania i budować relacje. Twórz funkcjonalne szablony, które będziesz personalizować kilkoma zdaniami pod konkretne zapytania. Czas to pieniądz, a tu akurat tempo odpowiedzi ma ogromne znaczenie.
  7. Jeśli nie masz czasu, ludzi lub pomysłu, by zrealizować punkty 1 do 6, napisz do mnie, zrobię to dla Ciebie tak, że klękajcie narody.

Na do widzenia


Portale konferencyjne to doskonałe miejsca do pozyskiwania gości biznesowych. Covid nieco zmienił trendy wyjazdowe i teraz jest najlepszy czas, by wejść w rynek w nowy sposób, z przytupem i pomysłem pokazując się firmom w sieci. Pamiętaj też, że portale pośredniczące dają ci wybór w jakim miejscu zawiśnie Twoja oferta w ich witrynach. Nie szczędź na tym, by uplasować się wysoko. Szybko zwrócą Ci się zainwestowane pieniądze. A teksty? Oczywiście możesz zlecić portalowym copywriterom napisanie oferty za Ciebie i zapewne nie będzie ona błędna, czy odstraszająca. Ale czy ktoś lepiej zna obiekt niż Ty? Sezon na wyjazdy firmowe rozpoczęty. Pewnie czekają Cię żniwa. O ile nie zapomniałeś zasiać.