MojeKonferencje.pl w ostatnich tygodniach przeprowadziły badanie, które miało na celu pokazać sytuację branży MICE z dwóch perspektyw. Dane zbieraliśmy za pomocą ankiet internetowych. Jedna z nich rozesłana została do organizatorów wydarzeń (73 ankietowanych), a druga do przedstawicieli obiektów (71 ankietowanych).

Zapytaliśmy organizatorów wydarzeń, czy planują organizację wydarzeń online w tym roku. Prawie 2/3 ankietowanych odpowiedziało, że tak, co, według nas, jest dobrą informacją. Organizatorzy, którzy przed pandemią organizowali częściej te stacjonarne imprezy, potrafią dopasować formę eventu do aktualnej sytuacji pandemicznej. Umiejętność dopasowania się do zmieniających realiów może zaprocentować zarówno teraz, jak i w przyszłości.

Osoby, które twierdząco odpowiedziały na poprzednie pytanie, dopytaliśmy, czy wydarzenia te będą organizowane samodzielnie przez nich czy raczej zostaną zlecone agencji. Przeważająca większość, bo aż 91,5 % osób odpowiedziała, że będzie realizować samodzielnie.

W ankiecie dla organizatorów zadaliśmy również pytanie, które będzie dobrze korespondowało z ankietą skierowaną do obiektów. Zapytaliśmy bowiem organizatorów, czego oczekują po miejscu, w którym będą organizować wydarzenie online.

Najczęściej pojawiającą się odpowiedzią było „przede wszystkim szybki internet” i nie ma co się dziwić. W końcu żadne profesjonalnie przeprowadzone spotkanie nie może odbyć się bez stabilnego i szybkiego łącza. Ciągle zrywające się połączenie może zniechęcić uczestników do brania udziału w dalszej części eventu.

Ważne dla organizatorów są również dobra kamera i mikrofon. Sporo osób poszło dalej i odpowiedziało, że oczekuje profesjonalnego studia multimedialnego (38 %). Ważne jest też dla respondentów, żeby obiekt posiadał własny greenbox. Pojedyncze osoby wskazywały też na obsługę techniczną wydarzenia i na pomoc ze strony przeszkolonego personelu.

Jedno z pytań, które zadaliśmy obiektom, dotyczyło zmian, jakie obiekty wprowadziły u siebie, by zwiększyć atrakcyjność zaplecza konferencyjnego. Najczęstszą odpowiedzią było „szybkie łącze internetowe (światłowód)”, co jest dobrą informacją zarówno dla nich, jak i dla organizatorów. Wprowadzone udogodnienia pokrywają się bowiem z oczekiwaniami organizatora.

Często padały też takie odpowiedzi, jak: „profesjonalna kamera cyfrowa”, „profesjonalne mikrofony cyfrowe”, „własne studio multimedialne/nagraniowe”, „umowa z platformą do realizacji live streamingu”, „wsparcie przeszkolonego działu technicznego”. Pojedyncze osoby pisały, że ich obiekty nawiązały kontakt z mobilnymi studiami nagrań oraz firmami zajmującymi się organizacją eventów hybrydowych.

Ponad 1/3 ankietowanych jednak odpowiedziała, że nie wprowadziła żadnych zmian. Tu można się zastanawiać, czy te obiekty czekają na całkowity powrót możliwości organizacji wydarzeń stacjonarnych, czy nie mają budżetu na takie zmiany, czy może już przed pandemią obiekty te miały wystarczające zaplecze do przeprowadzenia eventów online/hybrydowych i nie muszą już inwestować w dalsze sprzęty.

Pytanie o zaplecze konferencyjne obiektów wiąże się też z kolejnym pytaniem, które zadaliśmy ich przedstawicielom. Dotyczyło ono realizacji tej części eventu, która jest online. Ponad połowa, czyli 52,1 % planuje obsługiwać zarówno część online, jak i offline wydarzeń hybrydowych własnymi zasobami (sprzętowymi i osobowymi). 32,4 % będzie zlecać realizację części online eventu zewnętrznej firmie. 14,1 % uważa, że to klient powinien zadbać o realizację części online i przeprowadzić ją na własną rękę. Zaledwie jeden obiekt odpowiedział, że nie zastanawiał się jeszcze nad tym, bo i tak nie miał żadnych zapytań o możliwość organizacji wydarzeń hybrydowych.

Z badania chcieliśmy dowiedzieć się również, jakie są prognozy obiektów, jeśli chodzi o swoje przychody w perspektywie 2-3 lat. Ponad połowa uważa, że przychody spadną w wyniku przeniesienie części aktywności do świata online. Około 17 % uważa, że przychody spadną z powodu kryzysu gospodarczego. Nie są to więc optymistyczne prognozy – łącznie ponad 2/3 obiektów uważa, że ich przychody przez najbliższe lata będą mniejsze niż przed pandemią. 22,5 % osób uważa, że przychody wrócą do poziomu z roku 2019. Tylko jedna osoba uważa, że przychody wzrosną, bo rynek spotkań offline ma duży potencjał wzrostu. Inna z osób również uważa, że wzrosną, ale dlatego, że obiekty będą mogły pozyskać więcej pieniędzy z obsługi online części spotkań.

Wychodząc trochę w przyszłość, zapytaliśmy przedstawicieli obiektów o to, jak będą wyglądały konferencje i inne eventy po zniesieniu ograniczeń. Zdecydowana większość odpowiedziała, że będą dominować wydarzenia hybrydowe. Niecała 1/4 wskazała, że branża wróci do stanu przed pandemią i rynek spotkań będzie wyglądać tak samo jak kiedyś, czyli głównie wydarzenia stacjonarne (offline). Zaledwie 3 % ankietowanych odpowiedziało, że będą organizowane tylko i wyłącznie eventy online.

Zapytaliśmy obiekty o to, kiedy w ogóle spodziewają się zniesienia ograniczeń w organizacji eventów stacjonarnych. Tu głosy było bardzo podzielone. Najwięcej osób uważa, że możliwość organizacji większych wydarzeń stacjonarnych wróci w III kwartale tego roku. 29,6 % odpowiedziało, że dopiero w przyszłym roku. 19,7 % osób, że w II kwartale tego roku, a 15,5 % że w IV kwartale tego roku. Zaledwie tylko 1 osoba wierzy, że spotkania stacjonarne powrócą jeszcze w tym aktualnie trwającym kwartale.

Jakie wnioski możemy wyciągnąć z badania?

Na pewno dobrą wiadomością jest to, że obiekty chcąc pozyskać klientów, przygotowują swoje zaplecze konferencyjne do organizacji wydarzeń hybrydowych/online. Niektóre z nich inwestują w całe studia multimedialne i swoją ofertę podporządkowują właśnie organizacji profesjonalnych spotkań online.

Niektóre z obiektów zakupiły kamerę i mikrofon plus dbają o stałe i porządne łącze internetowe, co również jest bardzo dobre. Naszym zdaniem nie trzeba od razu inwestować bardzo dużych sum pieniędzy w wyposażenie swojego obiektu. Wystarczy kilka sprzętów, dobry internet, trochę sprytu i pomysłu na interesującą ofertę.

Organizatorzy i obiekty zdają sobie sprawę, że eventy online i hybrydowe w najbliższym czasie będą „na topie”. Aż 64,4 % organizatorów biorących udział w naszym badaniu planuje organizację wydarzeń online jeszcze w tym roku.

Dobrą wiadomością jest też to, że oczekiwania organizatorów i zmiany, które wprowadzają u siebie obiekty pokrywają się, co oznacza, że obiekty inwestują w to, co rzeczywiście przyciągnie klientów i okaże się dla nich atrakcyjne i konkurencyjne.