Czy organizowaliście kiedyś imprezę urodzinową dla siebie, dziecka lub znajomego? To wcale nie jest takie proste zadanie, prawda? Ciężko ustalić odpowiedni termin, wybrać posiłki, które każdemu przypadną do gustu, dopilnować, aby każdy bezpiecznie dojechał na miejsce spotkania, a i tak nie można dogodzić każdemu. Gdy więc zamiast dwudziestu osób, na nasze wydarzenie przyjdzie ich kilka tysięcy, nie każdy jest w stanie sobie poradzić. Od tego są event managerowie. Czasem jednak zdarza się, że nasza firma oddeleguje nas specjalnie do tego zadania.

Organizacja imprez firmowych posiada kilka elementów, z który najbardziej problematycznym jest budżet.

 

Jeśli nie wiecie, jak się za to wszystko zabrać, możecie wspomóc się naszymi poradnikami: Jak zorganizować perfekcyjną konferencję? Harmonogram organizacji konferencji lub Jak zorganizować konferencję krok po kroku? Znajdziecie tam kilka przydatnych wskazówek, a także ogólne, jak i bardziej szczegółowe omówienie tematu. Dzięki temu organizacja imprez firmowych nie będzie już taka straszna!

Ponoć najlepiej się jednak uczyć na błędach innych, dlatego właśnie przygotowaliśmy specjalny zbiór wpadek związanych z budżetem.

Najczęściej zdarzają dwie sytuacje, gdzie problemem staje się budżet imprezy. Pod koniec wydarzenie, zaczyna nam brakować środków na jego organizację bądź po zakończeniu imprezy okazuje się, że kosztowała nas więcej niż zakładaliśmy. Obie wersje zdecydowanie nie spodobają się przełożonym. Co gorsze, mogą doprowadzić do odwołania eventu, a to jest scenariusz, którego zdecydowanie musimy uniknąć, jako organizatorzy imprezy.

Ustalenie budżetu imprezy firmowej

Problem z budżetem imprezy zaczyna się już w momencie ustalenia go. Gdy musimy zawczasu obliczyć ewentualne koszty,  należy być bardzo szczegółowym i konkretnie zbadać rynek usług, które chcemy zapewnić na swoim wydarzeniu. Warto zadzwonić i dopytać się o kosztorys od samej firmy multimedialnej czy cateringowej. Dobry organizator imprez wie, że zawsze może pojawić się dopłata, którą nie uwzględniono na pierwszej stronie oferty, a na samym jej końcu.

Oczywiście im większe fundusze, tym możemy być spokojniejsi, a impreza będzie ciekawsza. Przy dużych środkach możemy sobie pozwolić na efektowną oprawę wizualną, muzyczną czy druk specjalistycznych materiałów. Większy budżet to także większe bezpieczeństwo finansowe i łatwość ratowania sytuacji, gdy powinie nam się noga. Bardzo często jednak kwota, jaką możemy wydać jest z góry ustalana. Wtedy warto wykazać się kreatywnością.

Organizacja imprezy o niewielkich kosztach

Organizacja imprezy o niewielkich kosztach jest jak najbardziej możliwa. Jeśli termin imprezy firmowej przypada w sezonie ferii lub wakacji, należy liczyć się z podniesieniem cen. Wtedy dobrym sposobem oszczędności jest zatrudnianie wolontariuszy. Natomiast gdy stawiamy na specjalistów, możemy mieć pewność, że posiadają nie tylko wiedzę, ale i doświadczenie, z którego mamy prawo korzystać.

Warto negocjować cenę, oferować zniżki na własne produkty i usługi, a także współpracować ze stałymi podwykonawcami. Można w ten sposób zminimalizować wydatki, nie tracąc na profesjonalizmie imprezy firmowej.

Nie zawsze wszelkie koszty musimy ponosić sami. Można udać się po pomoc ze strony władz miasta lub obiektu, w jakim odbywa się impreza firmowa. Aby obie strony były zadowolone, należy szukać kompromisu, dając również coś od siebie. W ten sposób organizator ponosi mniejsze koszta, a miasto lub obiekt otrzymuje dodatkową promocję.

Warto także pamiętać, że imprezy masowe tworzą duży obieg pieniędzy. Uczestnicy pikników, koncertów czy wydarzeń sportowych korzystają nie tylko z naszego miejsca, ale także okolicznych hoteli, restauracji, sklepów i parkingów, co daje zarobek ich właścicielom i mieszkańcom.

W zależności od charakteru planowanej imprezy, można postarać się o refundację kosztów z funduszów miejskich lub unijnych. Dotyczy to szczególnie organizacji o charterze non-profit. Nie można również zapomnieć o kwestiach prawnych. Organizacja imprez firmowych wymaga zabezpieczenia ze strony medycznej i administracyjnej. Może zdarzyć się sytuacja, gdy konieczne będzie zapewnienie  wozów strażackich lub ambulansów. Jeśli nie dopilnujemy kwestii bezpieczeństwa, mogą czekać nas surowe kary.

Minimalizowanie kosztów podczas organizacji imprez firmowych to jednoczesne ograniczanie związanego z tym ryzyka. Najważniejsze ostatecznie jest to, aby budżet udało się zamknąć, a wydarzenie odniosło sukces. Aby to było możliwe, należy mieć pełną kontrolę nad budżetem imprezy i reagować na bieżąco podczas ewentualnych wątpliwości co do wyceny usług i produktów. Dzięki przezorności i wizjonerstwu, organizacja imprez firmowych stanie się czynnością prostą i przyjemną.