W eventach firmowych drzemie potencjał, z którego powinien sobie zdawać sprawę każdy przedsiębiorca. Stwarzają one okazję do nawiązania nowych kontaktów biznesowych, wypromowania firmy lub integracji pracowników, która z pewnością korzystnie wpłynie na relacje panujące w zespole, efektywność pracowników i atmosferę w miejscu pracy. Co powinniśmy wiedzieć, jeżeli chcemy, aby organizowana przez nas impreza firmowa wywoływała uśmiech na twarzy gości i pracowników?

Jaki jest cel organizacji imprez okolicznościowych ?

Kiedy przystępujemy do organizacji wydarzenia firmowego, musimy najpierw się zastanowić, co tak naprawdę chcielibyśmy osiągnąć. Niektórzy mówią, że impreza firmowa to nie wydatek, tylko inwestycja i nie musi ograniczać się tylko i wyłącznie do celów rozrywkowych. Inaczej będzie wyglądało wydarzenie, które służy integracji pracowników, a inaczej uroczysty bankiet, na którym chcemy kogoś uhonorować lub przedstawić nowego, ważnego dla firmy, sponsora. W inny sposób będziemy też planować spotkanie dla pracowników, wśród których występują konflikty czy problemy z komunikacją. Określenie celu pozwoli nam ustalić priorytety i stworzyć szczegółowy plan działania.

Wybór odpowiedniego miejsca na imprezę firmową ma znaczenie

By uczestnicy wydarzenia poczuli się usatysfakcjonowani, powinniśmy wybrać taki lokal, do którego dojazd nie stanowi problemu. Nie musi to być pięciogwiazdkowy hotel w samym centrum miasta, jednak jego położenie nie powinno przysparzać gościom trudności związanych z transportem. Ważne jest też sprawdzenie, czy przy obiekcie znajduje się parking. Oprócz dogodnej lokalizacji, podczas wyboru miejsca powinniśmy uwzględnić jego metraż i dopasować go do zaproszonej przez nas liczby gości. Lokal powinien być wystarczająco duży, by pomieścić wszystkich uczestników imprezy.

Oprócz tego, należy zwrócić uwagę na to, czy sala jest dobrze oświetlona i czy oferuje dostęp do nowoczesnego sprzętu audiowizualnego i internetu bezprzewodowego, jeżeli chcielibyśmy z nich skorzystać podczas spotkania. Jeżeli chcemy zorganizować wyjazd integracyjny dla pracowników, możemy skorzystać z szerokiej oferty obiektów plenerowych. Integracja na świeżym powietrzu sprzyja wytwarzaniu wśród uczestników luźniejszej, bardziej przyjaznej atmosfery.

Wydarzenie firmowe wcale nie musi być nudne

Bale i bankiety pracownicze to tradycyjne i sprawdzone formy imprez okolicznościowych. Współcześnie jednak coraz częściej przedsiębiorcy stawiają na mniej oficjalne sposoby integracji pracowników, związane nierzadko z aktywnością fizyczną – np. organizacja zawodów sportowych, paintball czy wyścigi na quadach.

Jeżeli chcemy pozostać wierni tradycji i zorganizować bal lub uroczysty bankiet, to możemy zastanowić się nad tym, w jaki sposób go urozmaicić. Bal nie zawsze musi być wydarzeniem, na które goście przychodzą w strojach wieczorowych. Może zamiast tego warto byłoby zorganizować tematyczną imprezę taneczną? Pomysłów na motyw przewodni takiego wydarzenia jest mnóstwo – możemy np. poprosić DJ-a, by grał głównie hity z lat 70. czy 80. Możemy również zaproponować naszym gościom bal maskowy lub imprezę w przebraniach. Warto wspomnieć, że rodzaj takiej atrakcji powinien być dopasowany do wieku uczestników. Osoby starsze mogą czuć się niekomfortowo w przebraniach, natomiast młodsi pracownicy mogą nie chcieć bawić się przy muzyce z dawnych lat.

Atrakcje to klucz do sukcesu

Organizacja odpowiedniej rozrywki jest jednym z najtrudniejszych elementów do zaplanowania, ale jednocześnie i najważniejszym. Od zabaw i atrakcji zależy bowiem zadowolenie gości. Możliwości jest naprawdę mnóstwo: muzyka na żywo, plenerowe gry zespołowe czy nawet wspólne gotowanie i talent show. Wybierając dodatkowe atrakcje, musimy wziąć pod uwagę liczbę uczestników, ich wiek oraz przede wszystkim – budżet, jaki chcemy przeznaczyć na ten cel. Zanim podejmiemy ostateczną decyzję, warto poznać preferencje pracowników i wybrać taką opcję, która spodoba się większości.

Organizowanie imprezy firmowej jest złożonym procesem, ale dobrze sporządzony plan działania pozwoli nam się szybko z tym uporać. Warto podejść do planowania takiego wydarzenia z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby każdy krok był dokładnie przemyślany. Ludzie są najważniejszym ogniwem każdej organizacji, a zgrany i zmotywowany zespół jest dziś na wagę złota. Pamiętajmy, że tylko zadowoleni pracownicy przynoszą firmie spodziewane korzyści.