Niezależnie od tego, jakie wydarzenie organizujesz, powinieneś podejść do tego zadania ze szczególną dokładnością i należytym wyprzedzeniem. Konieczne jest też stworzenie planu spotkania, a także scenariusza całego eventu. To elementy, o których wielu organizatorów zapomina, co jest sporym błędem. Na wstępie trzeba jednak podkreślić, że stworzenie scenariusza nie jest wcale takim łatwym zadaniem.

W związku z tym w dzisiejszym artykule podpowiemy, jak zabrać się za napisanie owego dokumentu. Musisz wiedzieć, że scenariusz eventu, dokładnie tak samo, jak scenariusz filmowy, zawiera plan akcji, a także wszelkie informacje techniczne. W rezultacie więc ułatwia on pracę wszystkim osobom zaangażowanym w organizację danego przedsięwzięcia.

Organizacja eventu


W procesie organizacji eventów koniecznie trzeba uwzględnić stworzenie konkretnego planu wydarzenia. To bardzo pomocna rzecz zarówno dla samych organizatorów, jak i uczestników eventów. Tego typu dokumenty porządkują przebieg spotkań oraz dają poczucie komfortu. Jest to coś, na czym opiera się całe przedsięwzięcie, więc chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że waga scenariusza jest naprawdę duża!

Oznacza to mniej więcej tyle, iż do napisania scenariusza trzeba podejść na poważnie, aby w rezultacie zminimalizować konieczność improwizacji podczas wydarzeń. Kiedy event krok po kroku zostanie rozpisany, to wówczas obsługa obiektu i wsparcie techniczne przedsięwzięcia także widzą, w którym momencie powinni się wywiązać ze swoich zadań.

Scenariusz eventowy


Organizacja eventu sama w sobie nie jest łatwym zadaniem. Warto więc ułatwić sobie ten proces, tworząc właśnie scenariusz eventu. To nic innego, jak dokument obejmujący wszelkie procedury, działania czy ramy czasowe, tworząc w efekcie dokładny plan konkretnego przedsięwzięcia. Zawarte są w nim m.in. kolejność wystąpień i ich czas, przerwy, a nawet informacje odnoszące się do nagłośnienia czy oświetlenia.

Można więc śmiało rzec, że scenariusz eventowy obejmuje wszystkie kwestie, które mają bezpośredni wpływ na sukces danego przedsięwzięcia. Przykładowo, trudno wyobrazić sobie wydarzenie, podczas którego światła czy muzyka nie współgrają z tym, co dzieje się na scenie.

Jak napisać scenariusz eventu?


Jeśli zastanawiasz się, jak napisać scenariusz eventu, to już spieszymy z odpowiedzią! Przede wszystkim musisz wiedzieć, że ten dokument powinien się składać z pięciu głównych bloków tematycznych. Pierwszym z nich jest opis celu organizowanego przedwięzięcia. Drugim – określenie profilu uczestników. Trzecim punktem są z kolei ramy czasowe organizowanego eventu, a czwartym – informacje związane z liczbą oraz rodzajem oferowanych atrakcji. Ostatni, piątym, elementem scenariusza powinno być określenie potrzeb uczestników. To ważne, aby uwzględnić m.in. czas na przerwy, dyskuje czy posiłki. Napisanie scenariusza eventu nie jest więc aż tak trudnym zadaniem, jak mogłoby się to wydawać na początku.

Gdzie zorganizować event firmowy?


Dobry scenariusz to postawa względem realizacji każdego przedsięzięcia – zarówno konferencji oraz szkolenia, jak i bankietu czy kongresu. Duże znaczenie ma też jednak sala na event, która powinna być dotosowana do indywidualnych potrzeb organizatorów. W związku z tym przyjemnością podpowiemy, gdzie warto zorganizować spotkanie biznesowe lub imprezę okolicznościową.

Polecamy m.in. 4-gwiazdkowy Scandic Gdańsk, który położony jest naprzeciwko gdańskiego Dworca Głównego. Świetną propozycję stanowi też Hotel Logos Zakopane, czyli doskonałe miejsce na event w górach. Centralna Polska skrywa z kolei takie perełki, jak Copernicus Toruń Hotel, w którym skutecznie można połączyć pracę z wypoczynkiem.