Prowadzenie spotkań biznesowych to nie lada wyzwanie. Wie o tym chyba każdy, kto choć raz w swoim życiu musiał stanąć na scenie przed dziesiątkami, setkami lub tysiącami ludzi. Podczas takich wystąpień nie trudno o tremę i stres. Dodatkowo, jeszcze przed samym eventem, często zastanawiamy się, co ubrać, czy wypada żartować lub jak długie powinny być nasze wyjścia.

Dobra wiadomość jest jednak taka, że prowadzenia spotkań biznesowych można się nauczyć. Mało kto rodzi się z doskonale rozwiniętymi umiejętnościami oratorskimi. To raczej coś, co można wytrenować. Kluczowe są przy tym: praktyka, odpowiednie planowanie, wsparcie zespołu oraz… jeszcze raz praktyka. W tym artykule podamy kilka porad odnośnie do tego, jak profesjonalnie prowadzić spotkania biznesowe. Koniecznie zostań z nami!

Spotkanie biznesowe


Już na wstępie warto dodać, że spotkanie biznesowe to dość specyficzny rodzaj wydarzeń. Zazwyczaj skupia ono kontrahentów, klientów, pracowników z danej branży lub badaczy podejmujących szeroki zakres biznesowych tematów. Wystąpienia przed takimi gośćmi tym bardziej są więc stresujące. Nie ma bowiem nic dziwnego w fakcie, iż każdy chce wypaść jak najlepiej. Stawka prowadzenia tego typu spotkań jest wysoka – chodzi bowiem o zacieśnienie relacji biznesowych i budowanie pozytywnego wizerunku, co w rezultacie przekłada się na renomę przedsiębiorstwa.

Zanim jednak odpowiemy na pytanie, jak prowadzić spotkanie biznesowe, napiszemy nieco więcej o procesie przygotowań do takiego eventu. Kluczowe jest oczywiście znalezienie odpowiedniego miejsca na wydarzenie. O tym, jak to zrobić, napisaliśmy w kolejnych częściach artykułu. Kiedy obiekt będzie już wybrany, a data i godzina zostaną ustalone, należy stworzyć zaproszenie na spotkanie biznesowe. Istotny jest stały kontakt z mediami, potencjalnymi gośćmi oraz usługodawcami, którzy mają bezpośredni wpływ na przebieg spotkania.

Jak prowadzić spotkanie biznesowe?


Jeśli Twoim zadaniem jest prowadzić spotkanie firmowe, to nie pozostaje nam nic innego, jak już pogratulować Ci tej nowej, fantastycznej przygody! Z pewnością będzie to dla Ciebie niezapomniane doświadczenie, do którego musisz się jednak odpowiednio przygotować. W pierwszej kolejności dokładnie zapoznaj się z charakterem wydarzenia i dowiedz się więcej o zaproszonych gościach. Dodatkowo zawsze warto jest porozmawiać z bardziej doświadczonymi znajomymi z branży, którzy mają już za sobą wiele wystąpień. To właśnie oni są w stanie przekazać Ci najwięcej praktycznych porad.

Sam sposób prowadzenia spotkania biznesowego powinien być konkretny, przemyślany i płynny. Chodzi o to, byś nauczył się zarządzać stresem, ale też wypowiadał się w taki sposób, aby zainteresować gości. Zdecydowanie warto też posługiwać się różnymi narzędziami, które uatrakcyjnią Twoje wystąpienie. Chodzi m.in. o wideo czy prezentacje multimedialne. Odnośnie do tego, jak prowadzić spotkanie biznesowe, warto też podkreślić, że istotne jest zarówno przestrzeganie zasad savouir vivre, jak i stworzenie dokładnego planu wystąpienia, który będzie pomocny np. w sytuacji zgubienia myśli.

Jak się ubrać na spotkanie biznesowe?


Jak już wspomnieliśmy we wstępie, osoby, które mają wystąpić podczas eventów, często zastanawiają się, jak się ubrać na spotkanie biznesowe. Ostateczny wybór stroju wcale nie jest taką prostą sprawą. Wiele zależy oczywiście od miejsca, w którym odbywa się event, od charakteru spotkania czy od pory roku. Największą popularnością zdecydowanie cieszy się styl business casual, a więc swobodna elegancja. To nic innego, jak strój, który z jednej strony jest elegancki, a z drugiej – bardzo wygodny.

Są jednak też takie wydarzenia, podczas których obowiązują stroje w stylu business formal. Najczęściej organizatorzy w zaproszeniu umieszczają informację o tym, jaki dress code obowiązuje na danym evencie. Jeśli szukasz inspiracji w tym zakresie, to koniecznie przeczytaj, czym według nas wyróżnia się styl business casual na eventy firmowe.

Gdzie zorganizować spotkanie biznesowe?


Powyżej podkreśliliśmy już, że istotne podczas organizacji spotkań biznesowych jest miejsce, w którym dany event się odbywa. Odpowiedni obiekt to taki, który jest korzystnie zlokalizowany, stylowo urządzony oraz posiada tyle m2 powierzchni eventowej, aby pomieścić zaproszonych gości. Równie ważne są też: jakość obsługi, wyposażenie multimedialne oraz możliwość zamówienia cateringu.

Spotkanie biznesowe można oczywiście zorganizować w dużym mieście lub z dala od miejskiego zgiełku, wśród malowniczej przyrody. Przykładowo, świetne miejsce na spotkanie biznesowe Warszawa reprezentuje 4-gwiazdkowy Hotel Lord Warsaw Airport, położony tuż obok Lotniska Chopina. Tym, którzy z kolei chcą zorganizować spotkanie biznesowe w bardziej ustronnym miejscu, polecamy hotele na spotkanie biznesowe nad morzem lub obiekty na organizację na Mazurach. Poznaj też 10 najlepszych hoteli SPA w górach.