Jak zorganizować perfekcyjną konferencję?
To pytanie zadaje sobie wiele osób mierzących się z tym niełatwym zadaniem. Na co zwrócić uwagę? Jak sprostać oczekiwaniom uczestników? Jak nie utonąć pod falą negatywnych opinii po skończonej konferencji?
Spokojnie! Organizując konferencję pierwszy raz, zapominamy o wielu kluczowych kwestiach. Dla pocieszenia zdradzimy, że im więcej zorganizowanych eventów, tym bardziej perfekcyjne konferencje udaje się zorganizować. Każdy z nas popełnia błędy. Warto jednak pamiętać, by uczyć się na nich i wyciągać wnioski. Stara prawda mówi: najlepiej uczyć się na własnych błędach.
Jest jednak kilka ważnych spraw, które pomogą zorganizować perfekcyjną konferencję i przybliżą nas do sukcesu.
Po pierwsze zastanówmy się jaki jest cel naszego spotkania. Zdefiniujmy powody jego organizacji. Należy zadać sobie kilka bardzo ważnych pytań:
Po co organizujemy konferencję?
Kto jest naszą grupą odbiorców i potencjalnych zainteresowanych?
Jakie informacje chcemy przekazać uczestnikom spotkania?
Jakie mają potrzeby i czy uda nam się je zrealizować?
Jeśli już założymy, że jesteśmy w stanie spełnić potrzeby uczestników i mamy wystarczający budżet, musimy przemyśleć, jaki termin będzie najbardziej odpowiedni. Kiedy najwięcej osób znajdzie czas, żeby wysłuchać, co mamy do powiedzenia. Od dobrego terminu zależy frekwencja podczas naszego spotkania.
Organizatorzy konferencji muszą przejrzeć kalendarz podobnych do niej wydarzeń. Czy nie będzie ona kolidować z innymi atrakcyjnymi eventami, zmuszając zainteresowane osoby do wyboru między kilkoma eventami. Nie możemy być zbyt pewni siebie – nie zakładajmy, że nasza konferencja na pewno będzie ciekawsza od innych. Nie musi tak wcale być. A przede wszystkim uczestnicy jeszcze o tym nie wiedzą. Ważna jest też pora dnia. Kto marzy o konferencji w piątkowe popołudnie, kiedy wszyscy już w głowie planują weekend? Poniedziałkowy poranek także nie należy do najlepszych terminów. Wszyscy wiedzą dlaczego.
Perfekcyjna konferencja nie może obyć się bez odpowiedniej publiczności
Przed wyborem miejsca konferencyjnego należy najpierw ustalić liczbę gości. Myślmy przede wszystkim o osobach, które realnie są zainteresowane tematyką konferencji. Organizatorzy spotkań biznesowych często bujają w obłokach, mając nadzieję, że wszystkie zaproszone osoby pojawią na ich wydarzeniu. W tej kwestii organizacja konferencji przypomina trochę organizację wesela. Zawsze jakiś procent gości się nie zjawi. Musimy to zaakceptować i poprosić zapraszane przez nas osoby o potwierdzenie przybycia przynajmniej miesiąc przed konferencją. Pomoże to nam lepiej zaplanować catering i zakwaterowanie gości.
Zdarza się jednak, że niektóre osoby zrezygnują w ten sam dzień z różnych powodów lub będą mogły jednak się pojawić mimo wcześniejszej negatywnej odpowiedzi. Warto ustalić wcześniej z właścicielami obiektu, w którym organizujemy nasz event, że ewentualne zmiany liczby gości nie będą wiązać się z dodatkowymi kosztami. Dobrze jest zapoznać się z możliwościami obiektu, czyli ile oferuje on pokoi, jaka jest wielkość sali – ile najwięcej, a ile najmniej może pomieścić uczestników.
Teoretycy czy praktycy? Czyli kogo wybrać na prelegenta naszej konferencji
Lista gości dotyczy również prelegentów. Musimy zaprosić osoby, które są nie tylko merytorycznie przygotowane do wypowiadania się na naszej konferencji, ale również które są komunikatywne i będą umiały nawiązać kontakt z publicznością. Jest wielu mądrych teoretyków, którzy mają dużo do powiedzenia w swojej dziedzinie. Niestety podczas tak dużego zgromadzenia, jakim jest konferencja, osoba stojąca na mównicy nie może tylko wymawiać mądrych słów, ale również zainteresować tematem uczestników wydarzenia. Inaczej z organizacji perfekcyjnej konferencji wyjdzie nam organizacja nudnej konferencji. Warto wybierać praktyków, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie w swoim fachu. Tacy ludzie nie tylko są bardziej komunikatywni od teoretyków, ale również zdradzą publiczności ciekawe triki, które przydadzą się podczas wykonywania różnego rodzaju czynności.
Sporządzając program przebiegu konferencji, uwzględnij kolejność, w jakiej będą występować prelegenci, jaki będzie podział ról i kto zajmie się odpowiadaniem na pytania gości. Upewnij się, że prelegenci są doskonale przygotowani do prowadzenia spotkania i znają szczegółowy plan organizowanego przez Ciebie wydarzenia.
Miejsce na konferencje – na co zwrócić uwagę
Wybór odpowiedniego miejsca na konferencję również nie należy do najłatwiejszych spraw. Trzeba wziąć pod uwagę wiele kluczowych spraw, jak na przykład to, czy obiekt ma salę konferencyjną, a jeśli ma – to ile osób się w niej zmieści? Czy w sali znajduje się sprzęt do przeprowadzenia prezentacji multimedialnej? Jeśli tak, to jaki? Czy jest uwzględniony w cenie wynajmu sali, czy trzeba ponieść dodatkowe koszty? Czy spełnia on nasze wymagania? Ważne jest również zwrócenie uwagi na wygodne krzesła dla gości i dobrą akustykę pomieszczenia.
Elementy, które należy także uwzględnić, podczas wybierania PERFEKCYJNEGO miejsca na naszą konferencję to: dojazd, miejsca parkingowe, otoczenie, standard wnętrz, obsługa. Lokalizacja w centrum dużego miasta czy ukrytym w lesie pałacu? Myśląc nad wyborem miejsca, bierzemy pod uwagę przede wszystkim cel organizowanego przez nas eventu. Kilkugodzinną konferencję w środku tygodnia lepiej zorganizować w centrum miasta, gdzie każdy uczestnik może szybko dojechać zarówno swoich samochodem, jak i środkami komunikacji miejskiej. Jeśli chcemy, by nasza konferencja była tylko jednym z elementów organizowanego przez nas wydarzenia (obok np. bankietu, kolacji, warsztatów czy integracji) warto wybrać miejsce bardziej atrakcyjne dla samych uczestników. Zabytkowy zamek, agroturystyka lub pensjonat nad jeziorem dają wiele możliwości organizacji wolnego czasu dla naszych gości.
Nie bój się prosić o pomoc
Jak zorganizować perfekcyjną konferencję, jeśli nie mamy dużego doświadczenia w organizacji biznesowych wydarzeń? Z pomocą przychodzi nam tzw. opiekun wydarzenia. Chętnie doradzi i podpowie na co zwrócić uwagę, co poprawić, co się sprawdzi, a co nie. Pomoże nam wyeliminować błędy organizacyjne. Zaproponuje również kilka wariantów urozmaicenia wydarzenia i zorganizowania uczestnikom czasu pomiędzy poszczególnymi panelami konferencji i po jej zakończeniu. Wszystko po to, by nasza konferencja zapadła w pamięć wszystkich uczestników – oczywiście pozytywnie, a nie negatywnie!
