Skuteczne sposoby pozyskania zaufania agencji eventowej przez hotel i hotelu przez agencję eventową

Branża MICE z roku na rok ewoluuje, zmieniają się trendy, modele i formy organizowanych spotkań biznesowych. Coraz więcej firm zauważa, że nie wystarczy zorganizować już jakąkolwiek konferencję w jakimkolwiek obiekcie, który posiada salę konferencyjną, ale że coraz ważniejsze podczas eventu jest zaskoczenie uczestników, wybranie ciekawej i niekonwencjonalnej lokalizacji oraz zadbanie o odpowiednią oprawę gastronomiczną, muzyczną i sceniczną.

Nie może też zabraknąć atrakcji z tzw. efektem WOW. Mają one na celu przykuć uwagę zgromadzonych gości, wzbudzić zainteresowanie i zachęcić do aktywnego uczestnictwa we wspólnej zabawie. Nie mniej ważna jest też kwestia bezpieczeństwa, na którą duża część firm zwraca szczególną uwagę. 

Firmy dostrzegają również potrzebę organizacji regularnych, zindywidualizowanych i kompleksowych spotkań. Cenią sobie krótkie terminy realizacji, minimalny budżet, wygodę połączenia, zrozumienie i wykorzystanie technologii. Ważne jest również, czy inwestycja im się zwróci.

Dynamicznie rozwijający się rynek spotkań i stale rosnące oczekiwania wpływają na coraz większą popularność agencji eventowych. Firmy wolą zlecić organizację swojego wydarzenia wyspecjalizowanej agencji. Dlaczego? Plusów jest wiele. Przede wszystkim oszczędność czasu i scedowanie odpowiedzialności na kogoś innego. Agencje eventowe dzięki wieloletniemu doświadczenie posiadają bogate portfolio atrakcji i form spędzania czasu. O wielu rzeczach organizatorzy wydarzenia nawet by nie pomyśleli. 

Event musi być atrakcyjny dla gości

Wpływa to na pozytywne opinie wśród uczestników, pozytywne komentarze w sieci i chętniejsze uczestnictwo w eventach organizowanych w przyszłości przez tą samą agencję lub hotel. 

O brak kreatywnych rozwiązań u agencji eventowych nie trzeba się obawiać. Konkurencja na rynku jest tak duża, że agencje te prześcigają się z coraz to nowszymi pomysłami i rozwiązaniami. 

Zmiany w trendach i modelach branży MICE oddziałuje na funkcjonowanie nie tylko firm i agencji eventowych, ale również na hotele, bowiem spotkania firmowe odbywają się najczęściej właśnie w tego typu obiektach. 

Jak skutecznie pozyskać zaufanie agencji eventowej przez hotel i hotelu przez agencję eventową - BADANIE

Chcielibyśmy się z Wami podzielić ciekawym badaniem dotyczącym współpracy między hotelami a agencjami eventowymi, ich wzajemnymi oczekiwaniami i preferencjami. Z badania można się też dowiedzieć, jak skutecznie pozyskać zaufanie agencji eventowej przez hotel i hotelu przez agencję eventową. 

W badaniu wzięło udział 38 agencji eventowych i 79 hotelarzy. Zostało przeprowadzone w okresie zima-wiosna 2019 i dotyczyło rynku polskiego. 

Z badania jasno wynika, że aż 64,6% hotelarzy ma swoją ulubioną i sprawdzoną agencję, z którą chętnie podejmuje współprace w przypadku kolejnych organizowanych wydarzeń. Prawie tyle samo (66,7%) event managerów posiada swój ulubiony hotel, w którym organizuje wydarzenia, jeśli tylko hotel odpowiada wymaganiom klienta i jest w stanie spełnić warunki.     

Czynniki decydujące o podjęciu współpracy między agencją eventową a hotelem

Wybierając agencję eventową, hotelarze zwracają uwagę głównie na jakość i kompleksowość usług świadczonych przez agencję oraz na event managera, który zajmowałby się ich wydarzeniem.

Z kolei przez podjęciem współpracy z hotelem, agencje robią dokładny research na temat obiektu - jego lokalizacji, możliwości i jakości usług. 

Z badania dowiadujemy się również, co wpływa na podjęcie współpracy między hotelem a agencją eventową, ale również co wpływa na zakończenie tej współpracy.

Czynniki stanowiące o rezygnacji ze współpracy z agencją eventową

Według przebadanych hotelarzy aż 45,8% twierdzi, że powodem rezygnacji z usług danej agencji jest zbyt długi czas oczekiwania na informację zwrotną i niedotrzymywanie terminów realizacji. Hotelarze uważają, że powodem rezygnacji są również za wysoka cena w porównaniu do konkurencji (44,3%) i niewystarczająca jakość usług (40,5%). 

Z kolei agencje rezygnują z usług hotelu z powodu niskiej rzetelności (35,4%) i kiepskiej komunikacji (27,8%).

Z badania dowiadujemy się także:

• co sprawia, że zarówno hotelarze, jak i agencje chcą ze sobą współpracować przy okazji kolejnych eventów,
• jaką formę materiałów informacyjnych preferują obie strony
  
• jak często hotelarze chcą otrzymywać mailing od agencji i jak często agencje zwykle go wysyłają
  
• jak powinien wyglądać pierwszy kontakt między hotelem a agencją eventową oraz jak powinny wyglądać kolejne kontakty

Po szczegółowe odpowiedzi zapraszamy do raportu, w którym w obrazowy sposób można dowiedzieć się wiele ciekawych informacji o sytuacji rynku spotkań MICE, o współpracy między hotelami i agencjami eventowymi, a nawet o tym, jak uczestnictwo w szkoleniach i wyjazdach firmowych oddziałuje na pracowników w firmie. 

Autorzy wykresów i raportu: Alexandra Kunowska, Szymon Grudziński (modrasova.pl)

POBIERZ PEŁEN RAPORT